《鳳凰項目》沙盤工作坊參與心得

透過遊戲,體驗將精益(LEAN)和敏捷(AGILE) 融入團隊,一心一意,不斷檢討與修正流程, 通過創建更好的協作氛圍來實踐目標。

一、前言

        先講結論,遊戲適合希望精進團隊協作之團隊整隊下去玩。整個團隊依據平常工作習慣先跑一輪,然後檢討改進,遊戲過程中自然會去思考如何做的更好,加上講師適時的反餽,會超有感覺的。

        講師說,今天兩組是他目前為止看過成績最好的兩組團隊。主要原因是除了我以外的都是敏捷DevOps 老司機,整個過程順暢,溝通無礙,熱於分享,主動積極進取,跨部門互相協助,團隊不分你我,不分職責,以公司營利最大化為導向,隨時反餽檢討並馬上改進。感謝團隊成員,以下稍微記錄過程與學習到的重點。

        遊戲中分成很多團隊和角色,有業務團隊、開發團隊、維運團隊、測試團隊、上版團隊、稽核人員。我今天扮演的是維運團隊中的 Lead Engineer。

二、溝通

        今天遊戲一開始,我們團隊各部門人員都自動站到白板前,自動圍在一起討論任務。面對面溝通,忘記自己的角色職責,針對目標暢所欲言,找到團隊認同的答案。這答案是最正確最佳實踐的答案嗎?不是,但這是團隊中當下所有人都認同的最佳解。

        訂好目標,面對面溝通,打破隔閡(穀倉),凝聚共識,找到方向。

        我們團隊溝通是隨時且即時的,當下有任何變化,總是會馬上發言,並確保於第一時間讓團隊成員知道有變化了。譬如達到 WIP 上限,瓶頸會自動跳出來告知團隊,並主動詢問部門其他人員是否有空可以支援。或者兩個同價值的任務,業務不知道要選哪一張時,團隊所有人(尤其是當下的瓶頸)會主動跳出來,察看那個任務對瓶頸影響最小。

        有人覺得隨時發言會很亂嗎?不會,只要說個注意,大家都會自動停下來聽對方發言,然後即時反餽意見,持續提問與反餽,時時刻刻透過溝通來調整前進方向,即時又有效率凝聚共識,這是 working room 的好處。

 

三、工作項目視覺化

        遊戲第一輪開始,大家站在白板前討論,莫名的背後的白板上自動出現直的分格線,自動就變成了看板。是的,我們第一輪就將工作項目視覺化。

        和一般看板不同之處,我們的看板是跨部門的大看板。這點非常非常的重要,透過全局角度,去看工作流程,進而找出瓶頸(限制理論)。強烈建議有使用看板的公司,一定要將跨部門看板合併或連結

        第一輪結束,因為白板內容太多導致有一點亂,第二輪還沒開始,我們的看板自動出現 swimlanes。

        第二輪結束,發現賺太少錢,所以我們給 CFO 專門版面,針對未來團隊進行項目計算價值,有效找出最有價值的項目(value stream)為目標(Goals),全力衝刺。

        最後團隊覺得白板太小,自動拿膠帶,佔據整面牆壁,大家在超級大看板前面討論,空間瞬間變大,效果超棒。

        另外一組老司機們,拿白板和兩張大桌子加大看板。

        雖然我們一開始就知道使用看板,卻花了三輪才找出最舒適的環境,然而好的環境絕對能加快工作效能,讓公司收益爆炸性成長。看到上面照片,公司老闆應該快點出錢買白板漆或白板貼、多色白板筆、紙膠帶、各種顏色便利貼、各種可動式直立白板... 等,超好用。

        因為大家都是老司機了,一開始就直接使用各種工具,輔助工作項目與流程可視化。講師說中國有些團隊大概要第二輪後,透過反餽才知道要使用看板,甚至有些團隊不清楚如何使用紙膠帶,講師還笑的說下次應該要把白板藏起來,強迫嘗試傳統工作方式。然而我相信這群老司機,沒白板沒工具情況下,會找到足夠空間(併桌或地板),將心中的看板投影出來,完成一次又一次的任務。

 

四、瓶頸

        遊戲一開始,透過 WIP 去猜測瓶頸。沒錯,瓶頸就是我,Lead Engineer,因能力越大,處理工作比較複雜,往往一個工作就要佔掉超多工時,且 WIP 又是最小的。實際下去跑第一輪,果然猜測是正確的。為了解決瓶頸,我們團隊討論,馬上改正計畫,第一輪放棄一些公司收益,透過培訓提升大家的技能,闊寬瓶頸。

        透過看板,找到瓶頸,為了未來賺取更多的收益,些微犧牲第一輪,團隊成員盡早交互訓練,打好基底。在未來幾輪中,可以互相支援,闊寬瓶頸,也能增加突發事件時的應變能力。

 

五、目標

        一開始我們就很清楚,目標是衝高股價,增加公司營收。然而第二輪公布結果後,才發現賺的錢不如預期。第二輪我們有工程師的美德,看到 Issue 馬上就解,稽核來找碴馬上處理完成。這種作法沒有錯,我們需要從工程師視角轉換到公司高層的視角,計算每項任務的盈虧,找到最有價值的任務當作目標,全力衝刺去完成目標。

        講師給的任務量,讓我們清楚知道絕對無法於遊戲中四輪內完成,也知道每一輪都會有陷阱與炸彈,讓你不得不打掉計畫好的項目,重新檢視一次。找到 value stream,並讓團隊所有成員都瞭解其價值,訂好目標,團隊清楚知道前進方向是寶藏,而不是做出一堆垃圾系統。依據價值排序好,那怕有急件插單,也能輕而易舉的知道是真急件還是假的急件。不要將工時做價值相對較低的工作。

 

六、持續測試(Check & Test)

        第一輪結束,檢討會議中有兩個重要議題。第一個是測試人員提出因我們排工作項目太久導致沒時間測試。另外一個回饋意見是我們不知道我們有沒有少排工作項目(第一輪我們靠頭腦,果然有出錯),譬如某個 Feature 環境忘了建置,整個 Feature 就算失敗,你這次衝刺就算白費了。要解決這些問題,團隊討論結果是測試左移。往往測試團隊會在開發與環境建置好後才會開始測試,測試左移意思是讓業務定好目標(Goals)後,馬上進來團隊,告知驗收通過準則。依據驗收準則,我們能即時知道有沒有少做什麼。即時驗證,避免最後關頭沒時間導致出包。

        工具不是萬能的,只是輔助團隊。我們到最後還是有發生算錯 WIP,或刪除工作項目卻忘了移除卡片。測試左移讓測試人員提早測試來發現問題外,我們團隊每個人都是測試人員。看板有任何異動,總是有人會去更新 WIP。為了追求正確,總是有兩三個人重複確認。除了專門的測試人員(Tester)外,團隊每個人都是測試人員(Checker)。

        訂好目標,測試人員的告知驗收測試準則,每次異動馬上進行確認(Check),並通知測試人員馬上測試(Test)。整個流程相當順暢自然,減少返工情況發生。

 

七、全局思考

        前面有說到我們使用跨部門看板,雖然不同部門,但我們都是為了公司營利為目標,為了快速完成任務,全局思考是不可或缺的。

        通常公司 IT 或 RD 面對自己電腦,面對自己部門人員,但有多少人清楚工作的價值呢?往往我們只會思考自己周邊相關的,陷入局部最佳化的思維。每個局部最佳化不等於全局最佳化,透過全局視角,依據目標,藉由溝通找出平衡點。

        有很多方法可以協助做到全局思考,譬如「系統思考」。我們這次只用跨部門看板而已,其效果就相當卓越,推薦各團隊使用跨部門看板。

 

八、單件流

        我們最期待的是,工作任務從左至右快速流過每個關卡,最好的情況是完成一個任務,下一個任務無縫接軌跑了進來。

        要做到單件流,首先要先看到瓶頸與解決瓶頸。如果開發團隊是瓶頸,公司可能會導入敏捷解決開發團隊效能問題。如果維運團隊是瓶頸,公司可能會導入 CD 或 Container。藉由自動化與流程改善,減少開發團隊與維運團隊的浪費。

        提身開發和維運團隊效能,最重要的是給一個舒適的環境,團隊不分你我,有問題互相支持,快速排解任何難題。這也是狹義 DevOps 要解決的事,打破開發與維運團隊間的牆,有效做到單件流的效果。

        結果我們遊戲中做到 IT 驅動業務,因為我們後面 IT 早就做完了,結果反問業務還有沒有其他有價值的任務。

        講師最後有說到,當 IT 越來越快,業務想要加快,主要方法是將任務拆分更小塊,找出最有價值的任務,快速拋給 IT 進行衝刺。大任務規劃太久,速度太慢,切小塊能降低規劃時間。最後做到業務與開發與維運持續保持高效。

        想瞭解單件流,建議可以去玩翻硬幣遊戲。

 

九、心得

        首先還是要感謝這群老司機,遊戲中,舉手投足間,談笑風生間,都富含敏捷哲理。讓我在旁邊觀摩就收穫良多。講師課堂上還一直誇說水準真高,很多埋好的梗都被老司機輕描淡寫的破解 XD... 嗯,這真的是特例的一團。很高興在能這些高手中偷學,不虛此行。

        貼上破紀錄的成績,附帶一提,一開始講師預設目標是股價 41 塊唷,結果兩組都衝到 50 塊以上。從曲線明顯看出,大家前兩輪都是在打基礎,後面兩輪就爆衝啦。

        過往只知道廣義的 DevOps 包含了 mindset、技術實踐、文化規範、基礎建設... 等,包含了精益與敏捷... 等。然而遊戲從團隊協作角度下去分析,DevOps 不在只是打破 Dev 和 Ops 混在一起工作,DevOps 可以接上任何名詞,闢如 BizDevOps。過往也有人為了這些名詞吵架,但我覺得名詞不是重點。重點是混在一起變成不分你我的撒尿牛丸團隊。一圖勝萬語,下圖很清楚的說明,團隊應該在目標(value stream)下協作,而不是各部門各自為政。

        遊戲歸遊戲,遊戲主要是帶出如何有效利用工具輔助,不斷持續改進流程,團隊會自己找到答案的。然而現實世界中每個環節都是坑,每個環節都博大精深,譬如如何有效的找出 value stream,就是很大的 Issue。在自己領域深入外,還要不斷學習,擴展自己的技能,努力讓自己成為 T 型人才。當團隊成員都是 T 型人才,互相支援協作才有可能實現。

        重點在人的協作與流程持續改善,其次才是工具的導入與輔助。不過不可否認的是,工具導入確實能快速看到結果,但只有工具絕對不夠,打掉部門間的那道牆,面對面溝通,一同朝向共同的目標前進。這是我在這遊戲中學到的心得。

        最大的收穫透過遊戲再一次檢視自己,Build a Successful Mindset。極度推薦遊戲給需要精進團隊協作與增加團隊 mindset 的團隊去玩,同一企業包班一定會更好玩。

        最後放上助教對老司機們的評語:

从看板使用,到避免返工,再到团队协作能力,小伙伴们功力不浅~~

        不知道為什麼,下課看到一堆人跑去和助教拍照。圍繞在助教旁邊的人數比圍繞在講師附近的人多好多倍。