[專案管理]專案啟動會議(Kick-off Meeting)

[專案管理]專案啟動會議(Kick-off Meeting)
0.邀請專案的利害關係人(Stakeholder)參與,包含Sponsor、專案成員、客戶代表、需求提供者等人參與
1.說明專案的目的、範疇、限制
2.說明專案主要的里程碑
3.介紹專案中的成員(包含主要Stakeholder),並說明每個人擔任的角色
4.說明專案執行計畫書(PEP)中的內容[[專案管理]專案執行計畫(PEP)在專案中扮演的角色]

 

我們在專案正式啟動前通常會召開一場專案啟動會議來宣示我們的專案正式展開,但這個啟動會議的意義除了透過活動buy-in我們的團隊成員外,其實還有很多實質的意義在裏頭,以下我大概簡單的陳列一下啟動會議中一定要做到的事項:

0.邀請專案的利害關係人(Stakeholder)參與,包含Sponsor、專案成員、客戶代表、需求提供者等人參與
1.說明專案的目的、範疇、限制
2.說明專案主要的里程碑
3.介紹專案中的成員(包含主要Stakeholder),並說明每個人擔任的角色
4.說明專案執行計畫書(PEP)中的內容[[專案管理]專案執行計畫(PEP)在專案中扮演的角色]

以上的資訊大致上我們在啟動會議中都會提到,目的是讓大家對於這個專案有更深入的了解,除此之外我們在啟動會議上也會進行一件很重要的事情,那就是『承諾』,什麼叫做承諾?今天好不容易把相關的人員都聚集在一起了,當然要趁這個機會要大家畫押,承諾可以依照我們計畫中的每項規劃去進行,而不同的角色要承諾的東西其實不太一樣,以下舉例:
技術架構師-->承諾沒有技術風險
開發團隊-->承諾需求都可以做到
委外團隊-->承諾可於規定的時限內交付產出
Sponsor-->承諾專案的成本會依計畫撥下來
關鍵人力-->承諾專案規定的時間內一定可以空出時間


承諾這種東西不能只是口頭說說,必須要讓他們親手寫下來,代表他認同這樣的規畫是沒有問題的,這份承諾書我們一般會以紙本的方式印出來,並要大家親筆簽名留存下來,所以某種程度上他是具有一定效力的,而承諾其實還分成幾大類,可依特性做依些調整:
充分承諾(確認可達成)
暫時性承諾(有議題待澄清但影響不大,可以先承諾)
下個專案再開發
無法承諾


而也因為需要進行承諾,因此參與啟動會議的人員本身會對啟動會議提到的內容較為關注,因為一旦承諾要再變動,那我們就必須要依我們計畫中的變更管理來進行了。

啟動會議是專案中一場非常重要的會議,有點類似宣示的感覺『我謹代表全體運動員,願意遵守大會一切規定,以不違反運動員精神為原則參與這場競賽,服從裁判判決…..宣誓代表XXX。』,我們透過一場會議來宣示我們專案正式開始了,且有哪些規範、制度要依循,最後請大家簽名同意。

 

 

游舒帆 (gipi)

早期活躍於各技術社群,曾獲選兩屆微軟最有價值專家(MVP),曾職於iTutorGroup與鼎捷集團,熟悉策略規劃、產品開發、架構設計、數位行銷,在職期間負責約莫10個產品的開發、設計與管理,曾參與鼎新CMMI Lv4認證過程。目前專注於雲端運算、行動應用與電子商務領域,擅長專案管理,目前為專案經理雜誌特約作家之一,對網路行銷、社群經營、簡報技巧等有濃厚興趣,歡迎到Facebook上與我討論各項議題。