[嘀咕]說些我想聽的吧!簡報中,聽眾在意的才是關鍵

聽眾才是這場簡報的主角,不是你,你要講的是聽眾想聽的,而不是你想表達的,如果你能更清楚這一點,那你的簡報就會做的更好,但聽眾想聽的是什麼?你必須要事先針對簡報的主題、背景、聽眾是哪些人,以及大家想要知道的東西,這些就是所謂的聽眾想聽的東西,你不是在炫耀自己有多能言善道,也不是在強調自己有多博學多聞,那些都是次要的,最重要的是讓大家覺得你簡報的內容「對他是有價值」的,而你個人的簡報技巧、魅力等都是錦上添花,而不是主菜,這一點是必須先了解的。

這幾年來自己做的簡報以及聽別人簡報的次數也有上千份了,當我聽別人的簡報時我會試著把自己放空,把自己當成簡報者的目標群眾去聽聽這個人的簡報,很多簡報者都忽略了簡報不只是簡報,那是一場「你跟與會者的交流」,既然是交流,就一定要有互動,要說的讓對方有感覺,但很遺憾的很多簡報者都是自顧自的說自己想說的東西,匆忙的將自己的投影片講完,然後台下鴉雀無聲,沒有提出任何問題,簡報者還開開心心的以為自己簡報的太過完美,所以沒有人有問題,但其實,這個簡報可以糟糕透頂了,因為沒有人對這場簡報有共鳴,大家都沒進入狀況,這跟你想像的落差很大,這是為什麼?

關鍵在於你沒有「以聽眾為主」,聽眾才是這場簡報的主角,不是你,你要講的是聽眾想聽的,而不是你想表達的,如果你能更清楚這一點,那你的簡報就會做的更好,但聽眾想聽的是什麼?你必須要事先針對簡報的主題、背景、聽眾是哪些人,以及大家想要知道的東西,這些就是所謂的聽眾想聽的東西,你不是在炫耀自己有多能言善道,也不是在強調自己有多博學多聞,那些都是次要的,最重要的是讓大家覺得你簡報的內容「對他是有價值」的,而你個人的簡報技巧、魅力等都是錦上添花,而不是主菜,這一點是必須先了解的。

我曾經看過一次業務對客戶的簡報,簡報的開頭是介紹我們公司的歷史沿革、員工數、獲利能力,我在旁邊看客戶聽的意興闌珊,講完這些後才開始進入我們的解決方案以及包裝給客戶的套餐,我心裡想:「這個應該先講的,如果是我我也只對這有興趣,今天既然找你們公司來,早就對你們的背景有點了解了。」,我雖然知道他講那些內容的原因是什麼,但我還是覺得一切應該以客戶想聽的為優先,先說說你們公司可以幫我解決什麼問題?如何解?之後再談其他的。

又有一次,那是一場技術部門對銷售部門的簡報,簡報者是技術部門的主管,他講的內容主要是在介紹產品的功能,講完後,在座的業務主管問了一個問題:「這個產品的亮點是什麼?我們怎麼賣?」,若你是技術部門主管,你可能會想:「找亮點是你們的事,怎麼賣更是你們要想的。」,但其實業務主管這句話就是在反應他感興趣的東西,也該是你簡報的重點,不會有人在意你的產品功能是10項還是20項,銷售部門在意的只是你有沒有一項殺手級的亮點,可以讓他無往不利。第二次的簡報,我發現這個技術主管就調整了他的投影片比重,將重點放在關鍵功能與特色上頭,現場人員聽完,沒人問亮點在哪,反而是提議居多。

一份切中聽眾的簡報內容,除了能與聽眾共鳴外,也能讓自己的簡報更出色,永遠記得,簡報是以聽眾為核心,而不是自己。

游舒帆 (gipi)

早期活躍於各技術社群,曾獲選兩屆微軟最有價值專家(MVP),現任職於TutorGroup(TutorABC/VIPABC)擔任RD Head,曾任職於鼎捷集團,熟悉產品開發、架構設計,曾負責多項產品開發、設計與管理,曾參與鼎新CMMI Lv4認證過程。目前專注於雲端運算、行動應用與電子商務領域,擅長專案管理,目前為專案經理雜誌特約作家之一,對網路行銷、社群經營、簡報技巧等有濃厚興趣,歡迎到Facebook上與他討論各項議題。