[Word] 透過Word的合併列印,結合Excel的通訊錄,製作列印標籤

之前遇到一個同事,拿著一個Excel檔案,裡面是他準備要寄送信件的收件人姓名、郵遞區號、地址等資料,希望小喵能夠幫忙列印成標籤,他寄可以把貼紙貼在信封上,寄給這些人。小喵想起之前有看過Word的合併列印可以做到這樣的功能,並且部需要寫道任何的程式,於是就將這個技巧告數他。其實,這個功能並不是2010專有的功能,甚至在很久以前的Word就已經有合併列印的功能了。只需要有資料,並且可以讓Word可以處理就可以了。以下就來介紹如何做到這件事。

緣起

之前遇到一個同事,拿著一個Excel檔案,裡面是他準備要寄送信件的收件人姓名、郵遞區號、地址等資料,希望小喵能夠幫忙列印成標籤,他寄可以把貼紙貼在信封上,寄給這些人。小喵想起之前有看過Word的合併列印可以做到這樣的功能,並且部需要寫道任何的程式,於是就將這個技巧告數他。

其實,這個功能並不是2010專有的功能,甚至在很久以前的Word就已經有合併列印的功能了。只需要有資料,並且可以讓Word可以處理就可以了。以下就來介紹如何做到這件事。

操作步驟

  1. 準備好一個Excel,裡面就放有姓名、郵遞區號、地址的欄位
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  2. 接著開啟Word,然後在【郵件】→【開始使用合併列印】→選擇【標籤】
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  3. 此時會出現一個對話視窗,請點選Detail來設定標籤
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  4. 接著再出現設定標籤的視窗,請依序設定【1.紙張大小】,【2.該紙張橫高個幾個標籤格】,【3.4.設定標籤的寬度與高度各幾公分】之後按下確定。(以下圖為例,1.設定A4直擺的紙張,2.設定橫3格直5格的標籤,3.4.設定標籤寬7公分高5.93公分)
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  5. 選擇資料來源
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  6. 插入要合併的欄位
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    分別設定郵遞區號、地址、姓名的欄位,並且在姓名後,空幾個空白,在補上【先生/小姐  收】
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  7. 再按一下【更新標籤】就會看到畫面上變成3*5並套用設定的
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  8. 此時按下【預覽結果】,就可以看到他列印時搭配資料的狀況了。
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結語

這樣可以不用撰寫任何程式碼,只需要Excel與Word就可以列印寄信的地址標籤,是否很方便呢??其實不只是地址標籤,比如您要寄送開會通知、只要用Excel存要寄送的姓名名單,也可以透過這個列印信件內容,並套用上不同的姓名唷!!提供大家參考!!

 


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