摘要:匯入名冊自動創造出組織圖表
使用PowerPoint繪製組織圖表,應該是許多人的「痛」!透過快取圖形的拖曳繪製、打字、對齊、…往往花掉大半時間,殊不知,Visio正是繪製組織圖表的最佳利器,甚至,只要準備好一份名冊,管他是Word表格,還是Excel工作表,或者Access資料庫,藉由[組織圖精靈]的對話操作,連畫都不用畫,一張組織圖表就活靈活現的在您面前~
請在啟動Visio 2007後,開啟 [組織圖精靈] 範本,隨即進入 [組織圖精靈] 的對話操作,點選 [已經儲存在檔案或資料庫的資訊] 選項,並點按 [下一步] 按鈕。而組織成員名冊檔案可是Excel活頁簿、純文字檔案,或來自Microsoft Exchange Server目錄,甚至,符合ODBC相容資料來源的外部資料也可以。
選擇了名冊檔案後,接著便是從屬資料欄位的描述。譬如:設定組織成員姓名的資料欄位,通常這會是員工姓名或工號或身分證號碼…等具備主索引特性的資料欄位。然後,再設定每位成員其上司姓名的資料欄位,通常這會是上司的姓名或工號或身分證號碼…等資料欄位。
至於組織圖表裡每一個成員方塊上所要顯示的資料欄位,建議不要選擇太多的欄位,理想上2到3欄即可,因為,組織圖最主要的目的是要呈現成員與成員之間的從屬架構關係,而不是每一位成員的詳細資料。
至於其他未選擇要顯示在圖表上的資料欄位,可以選擇為每一個組織圖方塊圖案的屬性欄位(圖形資料):
若您準備的名冊成員眾多,彼此的從屬關係也複雜龐大,則您可以選擇要自行決定分頁狀況 (指定每一頁顯示的組織內容),或者,讓組織圖精靈為您自動進行分頁。當然,若您的名冊成員不多,僅需一頁即可繪製完成,則建議選擇後者。