Office 365 待過濾郵件(Clutter)

Office 365 提供待過濾郵件功能,透過 Office Graph 機器學習技術了解使用者處理郵件的習慣,判斷郵件的重要性,從而幫助使用者整理信箱中收件匣資料夾,讓使用者在有限的工作時間專注在處理重要的郵件,經過判斷不重要的郵件不會被刪除,而是移到名為待過濾郵件的資料夾中,使用者可以非常容易的使用各種 Outlook 用戶端存取這些郵件。

什麼是待過濾郵件

隨著現今資訊不斷的快速成長,人們每天總是在接收著大量的郵件,也經常錯過應該關注的事情,根據 International Data Corporation (IDC); McKinsey Global Institute Analysis 統計結果表示資訊工作者每周花費 50 % 的時間在管理郵件和搜尋資訊上。回想一下您在收到郵件後的行為,有些郵件您看到主旨或寄件人,例如一個新的軟體工具推廣郵件,您可能不會立即讀取,如果是公司人事單位寄來的郵件,您必須要立即讀取。

在 2014 年,Office 365 提供待過濾郵件功能,透過 Office Graph 機器學習技術了解使用者處理郵件的習慣,判斷郵件的重要性,從而幫助使用者整理信箱中收件匣資料夾,讓使用者在有限的工作時間專注在處理重要的郵件,經過判斷不重要的郵件不會被刪除,而是移到名為待過濾郵件的資料夾中,使用者可以非常容易的使用各種 Outlook 用戶端存取這些郵件。您可以從影片 De-clutter your inbox in Office 365 了解在 Office 365 待過濾郵件如何幫助使用者專注在重要的訊息。

運作方式

待過濾郵件是透過貝式機率回歸模型,這是一種常用於文件自動分類上模型,利用已知的事件發生機率來推測未知資料的分類,在待過濾郵件的機器學習過程主要分為分類和訓練,透過不斷學習您的郵件使用習慣和興趣等個人行為作為樣本,例如以郵件的內容、讀取郵件的順序,讀取郵件和離開郵件的時間,移入和移出待過濾郵件資料夾等動作設定不同的權重和進行分析,計算出待過濾郵件成績,並比較閥值來進行判斷;而在閥值的部分,針對使用者精準度(Precision)和回收(Recall)來修正閥值,在好的經驗上精準度大於 0.85,回收大於 0.5,而好的個人化閥值在 46 到 91 之間,如下圖所示(引用自 Ignite 2015, Tame Your Inbox: Clutter in Office 365)待過濾郵件會在淺色陰影區域部分設定閥值。

使用者如何管理

待過濾郵件功能與所有 Outlook 用戶端相容,因此使用者可以在任何時間透過任意用戶端來使用帶過濾郵件,使用者可以很容易的將郵件移動到收件匣或是待過濾郵件資料夾,讓系統知道使用者的郵件使用習慣。如果想要啟用待過濾郵件功能,使用者可透過 Outlook Web App(OWA)的選項中(選項 > 郵件 > 自動處理 > 待過濾郵件)啟用或停用待過濾郵件功能。

當您啟用待過濾郵件後,您會收到一封使用者通知郵件,該郵件包含了待過濾郵件功能的說明,以及可透過郵件中的超連結來提供意見反應、關閉待過濾郵件或是執行其他動作,這樣的使用者通知方式相容於所有用戶端。如下圖所示是在 OWA 上閱讀待過濾郵件通知郵件。

如下圖所示在 Outlook 上閱讀待過濾郵件通知郵件。

對於一些進階用戶端,像是透過瀏覽器 Outlook Web App 或是使用 Outlook 2016,則可透過滑鼠右鍵清單的方式管理待過濾郵件,如下圖所示可在郵件上按滑鼠右鍵選擇移至待過濾郵件,將郵件移動到待過濾郵件資料夾中。

如下圖所示在待過濾郵件資料夾上,按滑鼠右鍵選擇待過濾郵件設定則會導向啟用或停用待過濾郵件設定的頁面。

如下圖所示當您瀏覽待過濾郵件資料夾,如果郵件不是待過濾郵件,您可以很簡單的將郵件移動到收件匣資料夾中。對於待過濾郵件功能,微軟提供許多的提示與說明,讓您可以更容易且更快上手此功能。

 

管理員如何管理

管理員可以透過 Office 365 的 Exchange 系統管理中心對待過濾郵件進行管理,或是透過 PowerShell 進行管理,如果要使用 PowerShell 管理 Exchange Online,必須要進行認證,詳情請參考Use PowerShell to Manage Exchange Online in Office 365,在執行 PowerShell 後,需輸入並登入 Exchange Online 管理員帳號:

 


$credential = Get-Credential
$session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange-ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell -Credential
$credential -Authentication Basic -AllowRedirection
Import-PSSession $session

以下說明常用的待過濾郵件管理方式:

1. 保留標記

待過濾郵件資料夾可透過建立保留標記來管理,保留標記可用來套用保留設定到資料夾和個別項目,這些設定可指定郵件保留在信箱中的時間長度,以及當郵件到達指定的保留時間時應採取的動作。當郵件達到保留時間時,會移到個人封存或刪除,詳情請參考 保留標記和保留原則。如下圖所示在Exchange 系統管理中心 > 保留標記中,已經新增了一筆保留標記。

下圖是新增保留標記,輸入名稱後,可以選擇將此標記套用至下列資料夾,在此選擇待過濾郵件,然後依據您的需求選擇保留動作和保留期間。

2. 傳輸規則

對於一些必要的組織內聯絡郵件(例如法務、HR 等)可透過新增傳輸規則(X-MS-Exchange-Organization-BypassClutter)來略過待過濾郵件的處理,以避免由於待過濾郵件功能導致必要的聯絡郵件沒有被閱讀到。如下圖所示在 Exchange 系統管理中心 > 郵件流程 > 規則中已經新增了一筆關於略過待過濾郵件的傳輸規則。

如下圖所示新增規則,我們設定當寄件者是管理員所發出的郵件時,我們郵件標頭 X-MS-Exchange-Organization-BypassClutter 設定值為 true,依據動作將會略過待過濾郵件的操作,詳情請參考 Use a transport rule so messages can bypass Clutter

3. 通知郵件客製

待過濾郵件功能啟用後,使用者會收到一封通知郵件,我們可以依據組織需求進行客製,目前能客製的部分包含顯示名稱和 Logo,未來微軟將會提供更多可客製化的項目,例如回覆郵件地址,詳情請參考 Change the branding of Clutter notifications。如果要進行通知郵件客製,請先新增一個使用者,在 Office 365 系統管理中心 > 使用者 > 作用中的使用者,新增一個使用者作為寄送待過濾郵件的通知郵件寄件者,此部分新增使用者的操作也可以透過 PowerShell 達成。

接著請到 Exchange 系統管理中心 > 收件者,編輯您剛新增的使用者。

並在電子郵件地址中新增電子郵件地址。

在電子郵件地址類型選擇 SMTP,在電子郵件地址中輸入下列命令: 7a694ec2-b7c9-41eb-b562-08fd2b277ae0@[您的預設網域],其中 [預設網域] 為您的組織使用的網域,以本文範例為 twmvp.onmicrosoft.com。

設定完成後如下圖所示。

後續當啟用待過濾郵件時,您收到系統所發出的使用者通知郵件,可以看到寄件者已經進行變更。

4. 透過 PowerShell 啟用或停用待過濾郵件

除了透過 Outlook Web App 設定啟用或停用待過濾郵件功能外,管理員可透過 PowerShell 命令 Get-Clutter 和 Set-Clutter 啟用或停用待過濾郵件功能,當停用待過濾郵件後,原先在待過濾郵件資料夾內的郵件仍然會保留在待過濾郵件資料夾中;此外,待過濾郵件會遵守使用者先前所設定的郵件規則,如果使用者先前已經設定好的一些郵件規則,這些規則並不會應用在待過濾郵件的篩選機制中,還是會繼續保留。如下圖所示,透過 Get-Clutter 命令取得使用者 twmvp 目前待過濾郵件的狀態,並透過 Set-Clutter 命令來停用使用者twmvp 的待過濾郵件功能。

結語

在 2015 年 6 月 Office 365 將為所有信箱預設啟用待過濾郵件功能,從目前的客戶反應中可以得知使用 Office 365 待過濾郵件可以幫助使用者節省時間並能更專注在重要的郵件上;未來微軟將會提供更多進階通知的設定,包含非英文語言支援,以及提供更多命令讓管理員使用,如果您有相關問題,也歡迎到 Office 365 論壇中提出。

相關參考與連結

  • Microsoft Ignite 2015 - Tame Your Inbox: Clutter in Office 365
  • Office Taiwan 官方部落格 - Office 365 新增 Clutter 功能,郵件過濾更智能
  • O365 and Powershell - Office 365將為所有郵件預設啟用待過濾郵件功能
  • Office Blogs - De-Cluttering everyone’s inbox
  • 使用 [待過濾郵件] 排序 Outlook Web App 中的低優先順序郵件