In 91

前言
在職場上，尤其是資訊業，email幾乎是工作業務上必要的一項作業。
但是，並不是每個人都知道mail該怎麼寫比較好。

這邊整理一下，我的一點點心得和建議，不一定適用於各種情況，但這是我面對大部分情況下的通則，以及我一些心理因素的考量點。

Mail的目的
Email最主要的目的，是為了溝通、協調，進而達成共識與留下記錄。

但一來一往的mail往返，其實是佔很大的成本。因為相關收件人需花時間閱讀mail，主要收件人需擬定決策、survey solution，甚至再announce給相關人員或請示其他人員。因此，應該要想辦法降低溝通成本，例如透過當面說明、會議、電話等即時性且雙向溝通的方式，決定共識後，再發mail告知結論或會議記錄。

收件者類別

1. 收件者：主要收件者，通常扮演mail內容主體的
   • 主要訊息接受者
   • 主要執行者
   • 決策者
   • 解決疑問者
2. 副本
   • 應通知此訊息者，屬於告知類別。
     • 例如主管，非實際執行者，但須掌握此資訊與情況。
     • 收到此mail即代表已知目前資訊
   • 請求建議，若副本收件人有空可提供建議或協助
     • 開放性問題請求協助
     • 決策背書
3. 密件副本
   • 應盡量避免
     • 密件副本收件人，是沒有發言權與參與權的
     • 一旦密件副本收件人跳出來回覆mail或在其他管道表示相關意見，對發信人的personality都是種傷害

主旨
簡單扼要的描述此封mail的目的，可加上標題說明，例如[某某專案]。收件者可能負責事務相當廣，透過標題輔助與明確主旨，可以讓收件者迅速判斷這封mail之於他的重要性。

常見問題是發信人以為收件人會知道自己在講哪個案子或哪件事，應替收件人考慮立場與角度。

內容性質
避免有任何可能陷害到某收件人的情況發生，例如告密或批評或推卸責任。
不好的事情，應先知會當事者，且取得同意或共識，才發mail給相關人員，尤其是上司。
哀衿勿喜，避免落井下石、幸災樂禍與馬後砲。

內容大綱

1. Dear XXX
   • folks：所有人
   • Both：兩個人
   • Sirs：都是長官
     
     以上皆focus在『收件者』。
2. 開場白
   • 寒暄一句+寄信原因
     • 寒暄應避免敷衍或過多
       • hi, 大家好, 大家早。
       • 在大家百忙之中打擾一下
   • 寄信原因
     • 資訊、問題的來源或範圍
     • 人事時地物
3. 主要內容
   • 根據主旨與寄信原因
     1. 告知決策訊息
     2. 擬定多個決策方案，待決策或建議
        • 應附上survey的相關reference，針對來源進行描述，並附上URL或附件
        • 應建議採定一個預設的解決方案，並描述為何採用此方案原因
          • 若收件人公務繁忙，無法回信，事情又不能delay，則按照信件所提之預設解決方案往下執行
     3. 若有待辦事項，請明確說明accepter與deadline
4. 結論
   • 總結整封mail內容與預設採用的解決方案或重複提醒一次待辦
   • 感謝對方給予幫助或看完mail
5. 署名
   • Thanks & Regards, 名字
   • Best Regards, 名字
6. 補充說明
   1. for 副本收件人員的說明
   2. 說明附件

顏色、粗體標記

1. Important information
2. Warning、trouble、bottleneck problem
3. Question
   • 需收件人協助回答
   • 待決策
4. 預設決策、解決方案
   
   

特殊旗標

1. 重要性
   1. 重要決策
   2. 急迫性高
   3. 幫助收件者篩選優先mail
2. 讀取回條
   1. 絕對需要確認收件者有收到此mail的情況
   2. 內容應補充說明，閱讀畢請回傳讀取回條
3. 投票
   • 若沒有點選選項投票，則代表同意哪個選項

要留意副作用，亂設定重要性或讀取回條，會造成收件人的反效果。例如明明不重要，卻標示重要性高，會有發信人自我膨脹的味道。

而讀取回條絕大部分的人都會按取消傳送，一來人都有保護隱私的天性，二來地位不對等時，上位者可能有向下報告讀取信件完畢的錯覺。

Mail的特色與對應的重要資訊

1. 非即時性：代表有足夠的時間review mail撰寫是否完整、合適。內容不應該出現錯字、注音文，並請留意拼字檢查的提示。
2. 持續散播
   1. 收件人可能增加、擴散：留意在增加收件人的同時，是否夾帶著不應該出現的mail歷史紀錄。
   2. mail極有可能轉寄給不可得知的人員，所以只要是檯面上的正式mail，都應該正視、嚴肅，就事論事。
3. 白紙黑字、日期時間、相關收件人員：留存記錄，但不要在信件內容描述中，把mail當作證據，這樣會有警告與挑釁對方的意味。
4. 僅文字呈現
   • 避免語氣誤解問題，避免使用無謂的標點符號
     1. 如...或多餘空白，會顯得不正式
     2. 避免使用!或多個?
        • 容易營造成挑釁的語氣
        • 驚嘆號只用來讚美、感謝、佩服等正面句子
5. 每次皆單向傳遞：任何一次的寄信，都要以收件者角度思考如何撰寫，可以讓收件人最輕鬆，甚至對方不用回信也可以達到通知或決策目的。

其他注意事項

1. 字體
   • 大小適中：font size 12-14
   • 標楷體或微軟正黑體
   • 顏色建議不超過三種：黑、藍、紅
2. 簽名檔
   • 中英文名字
   • 職稱
   • 部門
   • 公司
   • 聯絡方式
3. 附件
   • 夾帶檔案應避免過多檔案，或過大檔案，若過多或過大應尋找其他方式分享
4. 信件備份與分類
   • folder分類
   • OneNote備份與標籤
5. 提及日期，請記得把絕對日期補充上去
   • 例如：明天(12/3 五)一起吃晚餐
6. 善加利用表格、圖示呈現重點

Reference

1. [嘀咕]寫Mail該注意哪些事
   • 基本規則面
   • 政治面

 

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