{管理.1004.06}會議記錄
會議是溝通最好的工具，過程中我們會在發散及收歛間將討論的事件慢慢顯現出來，會議記錄是將這個過程有條理的文件化，然而就像寫書一樣，風格及樣式百百種，但仍然有一些眉角要注意, 如下：
一、簡明扼要
二、忠於原味
三、謹慎用語
四、遵循舊章
五、掌握訊號
六、確認背書
全文請參考撰寫會議記錄時必須遵守的六大鐵律 作者：張文龍(中華民國工業協進會副秘書長)
另外微軟不只是做出Office這套絕世軟件，他也提供了不少的範本 會議記錄範本除了原則性的注意事項外，有一些實務上的比較有爭議及問題的
一、寫法如流水帳
有些人怕遺失訊息，所以就把整份像劇本一樣撰寫，這種做法就是原料未經過加工出來還是原料，並沒有進一步加強或應用的功能，而且已可用錄影機全程記錄，又何須出這種形式的文件呢？
二、用錄影取代文件
用錄影來做會議記錄其表示的方式亦同流水帳，雖然忠於原味但卻不簡明扼要，而且根據一些報導影像因為刷新的速度超過人腦可處理的速度，所以反而扼殺了思考的能力。
三、該由PM來寫嗎
有些幸福的PM身旁都會有美麗體貼的PA或Sales協助他記下會議的內容，但回過頭應該還是PM得自己撰稿，其實誰寫都可以，但一定要對會議內容有較高掌握度者撰寫。
四、合理的確認時間
若會議主題過大或爭議性高時，常常會發生會議記錄簽不出來，雖然會議記錄是個小動作，但在此時變成一隻會咬人的老虎，讓專案的風險不斷提高，這時就要趕快看看風險回應計劃做適當的處理。我個人是認為1~3個工作天以內簽出是較為合理，當然如果組織文化不同就另當別論了。
以下為範例
| ＸＸ資訊股份有股公司 單一授權平台專案會議記錄 2010/04/21 會議開始時間: 2010/04/20 14:00 地點: yy 總公司333會議室 出席: Mark, Mary, Jerry, Olga 列席: Kevin 討論事項: 一、建立單一授權平台(簡稱:授權平台)並整合以下3個系統a系統、b系統、c系統, (簡稱:應用系統) 二、系統需為 1. 授權平台應為Web base之系統 2. 可建立/修改/刪除應用系統之功能選項 3. 維護應用系統之功能選項需有申請者編輯其主管簽核並由授權人員核准流程. (詳如附件一) 4. 可查詢並列印功能之報表 5. 可查詢並列印功能異動之歷史記錄報表 6. 可建立/修改/刪除群組。 7. 維護群組需有申請者編輯其主管簽核並由授權人員核准流程. (詳如附件一) 8. 可查詢並列印群組之報表 9. 可查詢並列印群組異動之歷史記錄報表 10. 可新增/修改/刪除公司內之職員於群組中。 11. 維護公司內之職員於群組中需有申請者編輯其主管簽核並由授權人員核准流程. (詳如附件一) 12. 可查詢並列印公司內之職員於群組中之報表 13. 可查詢並列印公司內之職員於群組中異動之歷史記錄報表 三、使用者介面應以a系統之畫面為設計檢視及操作方式之範本(詳如附件二) 1. 有統一的色調風格 2. 有統一的操作方式 3. 送出時不要有跳動畫面 4. 列印之畫面統一另開新頁. 四、授權平台需與AD整合,不可另建登入方式 五、2010/04/26交付需求報告書 會議結束時間: 2010/04/20 17:00 會議記錄提交者: Jerry 會議記錄核准者: |
附件一、二 請參考