[筆記]電子郵件處理原則
紀錄一下
處理電子郵件的4D
處理郵件的時間管理祕訣就是區分郵件的重要性及優先順序。
- Delete 刪除 50%
- Delegate 授權與協調 35%
- Do 執行 10%
- Defer延後執行 5%
如果沒有非看不可的理由，就可以直接刪除(50% 的郵件)。
迅速瀏覽其餘的每一份內容，除非有關近期內(兩週內)必須完成的工作.否則直接刪除(25% 的郵件)。
其餘25% 的郵件必須以下列判斷，如果不符合以下的條件，就直接刪除或是回覆給寄件者，請求對方回覆以下問題(15%郵件)。
- 是否與你現在的工作內容有關。
- 是否有提到你必須完成那些事。
- 是否有說明應達成什麼樣的目標。
- 是否有列出可使用的資源。
郵件內容
- 盡量精簡，節省寫信的時間並增加對方回應的機會。
- 每一封電子子郵件的內容大約在8~12句範圍。如果超過,應該以電話溝通取代信件往來。
- 超過20個字就應該換行。
- 如果超過3行就必須空行。
準則
- 把所有信件的主題瀏覽一遍，然後做分類的動作。 (或設定自動分類)
- 除了真正急件以外，集中時段回信。
- 養成習慣，一天只在三個時段看 Email，例如 :
| 時段 | 信箱 | 回信 | 備註 |
| 08:30 | 公事 | V | |
| 13:00 | 公事 | X | 急件才回 |
| 17:20 | 公事 | V | |
| 21:45 | 私人 | V |
- 可用顏色管理所有寄件者的郵件，如主管，客戶 …
- 所有的郵件應該在 48小時看完。
- 轉寄的郵件要重新更改郵件標題以符合新的主旨 。
- 所有寄出的郵件要在下週一時重新看一次找出尚未完成的工作。
5個反郵件洪水的簡易小步驟
- 停止歸類，開始搜索。
- 不要吝嗇屏蔽功能。
- 設置數字提醒。
- 把收件箱當成通訊錄。
- 自我平靜。
有效溝通順利郵件的寫法
- 將希望對方閱讀的人列為收件者，在郵件本文中列出對方姓名。
- 考慮目的而列為附件收件人，將獎勵的內容傳送給相關人士，或者公司更高層，比單純誇獎有效。
- 開頭處口氣誠懇。
- 請託事項以條列方式列出。
參考資料