馬克的挨踢實驗室

去年退伍，想說到小公司可以學的更多，我選擇到一家傳產，沒想到只學到一堆打雜的的功夫，傳產裡電腦的使用者資訊水平都不高，常常得幫User修理爆掉的郵件...或是幫user 做郵件的歸檔，這是一件讓我覺得很不合理的事，MS Office 本來就是使用者該會的事 ，以前跑過N家客戶的我，心裡想關MIS屁事，我就想了一個好方法解決方法! 每年讓User定期期歸檔!因此我預劃在每年的年底會寄出這封郵件~

 

主旨:『資訊中心通知』

內容:

茲因OUTLOOK 2007的容量限制為(20GB)，常因為郵件爆掉，修復需耗費1~2天的修復時間，資訊中心提醒您，定期檢查您的郵件檔，並建議您每年建立一份郵件檔，定期歸檔將可以避免這個災難的發生，操作步驟附件，如果疑問請撥資訊中心電話詢問。

 

附檔:郵件歸檔SOP.doc

 

將以下文字及圖片貼到WORD每年定期使用者，並將每張圖片加上紅色提示框效果更好~

 

定期郵件歸檔，可防止災難發生^^~

步驟一	檢查郵件大小
步驟二	匯出(PST含聯絡人)及掛載新的郵件檔
步驟三	將連絡人設定至此個人資料夾
步驟四	修改郵件規則

一、檢查郵件大小

請定期(半年或一年)檢查您的郵件大小，確保您的郵件檔正常，步驟如下:

1.首先打開Outlook

2.工具>帳戶設定

3.資料檔>開啟資料夾

4.對PST(Outlook的圖式)按右鍵>內容

5.判斷Outlook大小，OUTLOOK 2007的檔案是上限是20GB，如果大於10GB，建議您，重新建立一個新的郵件檔(PST)

二、匯出(PST含聯絡人)及掛載新的郵件檔

1.檔案>匯入及匯出

2.選匯出至檔案

3.選擇個人資料夾檔案(PST)

4.展開個人資料夾

5.選擇連絡人，並將 包含子資料夾勾起來

6.按確定

7.選擇匯出位置及檔名(建議是通常是D:\英文姓名\OUTLOOK\年份+英文姓名)，按完成即可。例如: D:\mark\outlook\2013_mark

8.將剛匯出的郵件檔掛載起來，工具>帳戶設定>

9.選擇新增

10.找到剛剛匯出的檔案(D:\英文姓名\OUTLOOK)

11.確定

12.點選將剛掛載進來的新的郵件檔，點選設定預設值。

13.按確定即可，並將OUTLOOK 關閉並重啟。

14.一樣回到工具>帳戶設定>選到舊郵件檔(PST)>移除即可

15.點選關閉後，此時您會得到一個空的全新的收件夾。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

三、將連絡人設定至此個人資料夾

1.點選連絡人

2.對每一個連絡人資料夾(一個個設定)右鍵>內容

3.選擇Outlook 通訊錄，並勾選”將此資料夾顯示為電子郵件通訊錄

4.完工，如果您有設定郵件規則請記得，參考下一頁修改

四、修改郵件規則

如果您原先有設定的郵件規則的話，必需一個個去修改，修改步驟如下，

1. 開啟 Microsoft Outlook 2007
2.請Outlook的選單中點選「工具(T)」，選擇「規則及通知(L)」

3.修改規則，將移動到 XXX 資料夾，將每個規則設定到新的郵件檔PST的資料夾(移轉至新的郵件檔資料夾，需自行建立)