Outlook爆掉,關IT部什麼事!讓User自己乖乖自己解決

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Outlook爆掉,關IT部什麼事!讓User自己乖乖自己解決

去年退伍,想說到小公司可以學的更多,我選擇到一家傳產,沒想到只學到一堆打雜的的功夫,傳產裡電腦的使用者資訊水平都不高,常常得幫User修理爆掉的郵件...或是幫user 做郵件的歸檔,這是一件讓我覺得很不合理的事,MS Office 本來就是使用者該會的事 ,以前跑過N家客戶的我,心裡想關MIS屁事,我就想了一個好方法解決方法! 每年讓User定期期歸檔!因此我預劃在每年的年底會寄出這封郵件~

 

主旨:『資訊中心通知』

內容:

茲因OUTLOOK 2007的容量限制為(20GB),常因為郵件爆掉,修復需耗費1~2天的修復時間,資訊中心提醒您,定期檢查您的郵件檔,並建議您每年建立一份郵件檔,定期歸檔將可以避免這個災難的發生,操作步驟附件,如果疑問請撥資訊中心電話詢問。

 

附檔:郵件歸檔SOP.doc

 

將以下文字及圖片貼到WORD每年定期使用者,並將每張圖片加上紅色提示框效果更好~

 

定期郵件歸檔,可防止災難發生^^~

步驟一

檢查郵件大小

步驟二

匯出(PST含聯絡人)及掛載新的郵件檔

步驟三

將連絡人設定至此個人資料夾

步驟四

修改郵件規則

一、檢查郵件大小

請定期(半年或一年)檢查您的郵件大小,確保您的郵件檔正常,步驟如下:

1.首先打開Outlook

2.工具>帳戶設定

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3.資料檔>開啟資料夾

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4.對PST(Outlook的圖式)按右鍵>內容

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5.判斷Outlook大小,OUTLOOK 2007的檔案是上限是20GB,如果大於10GB,建議您,重新建立一個新的郵件檔(PST)

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二、匯出(PST含聯絡人)及掛載新的郵件檔

1.檔案>匯入及匯出

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2.選匯出至檔案

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3.選擇個人資料夾檔案(PST)

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4.展開個人資料夾

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5.選擇連絡人,並將 包含子資料夾勾起來

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6.按確定

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7.選擇匯出位置及檔名(建議是通常是D:\英文姓名\OUTLOOK\年份+英文姓名),按完成即可。例如: D:\mark\outlook\2013_mark

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8.將剛匯出的郵件檔掛載起來,工具>帳戶設定>

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9.選擇新增

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10.找到剛剛匯出的檔案(D:\英文姓名\OUTLOOK)

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11.確定

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12.點選將剛掛載進來的新的郵件檔,點選設定預設值

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13.按確定即可,並將OUTLOOK 關閉並重啟

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14.一樣回到工具>帳戶設定>選到舊郵件檔(PST)>移除即可

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15.點選關閉後,此時您會得到一個空的全新的收件夾。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

三、將連絡人設定至此個人資料夾

1.點選連絡人

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2.對每一個連絡人資料夾(一個個設定)右鍵>內容

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3.選擇Outlook 通訊錄,並勾選”將此資料夾顯示為電子郵件通訊錄

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4.完工,如果您有設定郵件規則請記得,參考下一頁修改

四、修改郵件規則

如果您原先有設定的郵件規則的話,必需一個個去修改,修改步驟如下,

1. 開啟 Microsoft Outlook 2007
2.請Outlook的選單中點選「工具(T)」,選擇「規則及通知(L)

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3.修改規則,將移動到 XXX 資料夾,將每個規則設定到新的郵件檔PST的資料夾(移轉至新的郵件檔資料夾,需自行建立)

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