本文將介紹在 Outlook 2007 中同時存在 POP3 與 Exchange Online 電子郵件帳號時，資料檔預設值設定的注意事項。
【情境描述】
當您在 Outlook 2007 中同時存在以 POP3 方式及 Exchange Online 的電子郵件信箱時，可能要特別小心，預設的資料檔建議設定為 Exchange Online 的離線資料夾檔案（以下簡稱 ost 檔案），如此一來才會讓 POP3 收下來的郵件存放在 Outlook 個人資料夾檔案（以下簡稱 pst 檔案），Exchange Online 的郵件、行事曆和其他項目傳送存放在 ost 檔案。
若您將預設傳送位置設定 pst 檔案，Outlook 會提示您這將造成收件匣、行事曆及其他資料夾的位置變更（如下圖），這是什麼意思呢？
以下圖為例，目前Exchange Online信箱的收件匣有51封郵件，POP3信箱的收件匣中沒有任何郵件。
當您將資料檔的預設值設定由 ost 檔案設定為 pst 檔案，您將看到如下圖的訊息，提醒您這麼做會造成連線模式會從 Exchange 變更為 POP3，因此造成您伺服器上的郵件全部被收下來本機，並從伺服器刪除。
【建議作法一】
為避免所有 Exchange Online 收件匣的郵件被強制改成 POP3 方式收下來，若您的情境跟筆者一樣是處於過度時期，必須同時並存 Exchange Online 信箱與 POP3 信箱時，建議您將預設資料檔設定為 ost 檔案，以確保兩種不同方式接收的郵件互相獨立。
【建議作法二】
您也可以建立另外一個電子郵件設定檔，並於新的設定檔中建立 Exchange Online 的電子郵件信箱，然後將起始 Outlook 的設定檔設定在舊有的設定檔，待正式使用 Exchange Online 在改為預設，這是比較保險且新舊信箱不互相干擾的作法。
【補充說明】
由於 Exchange Online 預設使用快取 Exchange 模式，即會自動同步所有信件內容，因此即使您將 Exchange Online 的電子郵件帳戶自傳送/接收設定中排除，亦不會影響該帳戶的郵件接收傳送的運作。
【致謝】
特別感謝台灣微軟的 Support Engineer Ryan Sun 協助筆者找出這個問題的可能發生原因。