Excelmail2.0簡介(一個結合EXCEL的群組寄信軟體)
1.源起：作者在初擔任資訊組長時，為因應教育環境e化的潮流，提昇學校同仁資訊化的意願，設計一些小工具希望能降低同仁的負擔：例如教務處因學校經費短缺，為了節省一年近50萬元的段考試卷送打印刷的費用，將原本要送廠商打印的段考試題，改由命題的同仁自己用電腦繕打之後，由教務處蘇小姐用油印機印製，一年節省將近一半的費用，這些節省的費用再用於電腦讀卡上，節省同仁批改選擇題的工作時間。因為要幫助同仁快速完成試卷編輯的工作，作者設計了『試卷編輯範本2.0』(後來半買半送給微軟，改為『word2003試卷編輯小工具』)。與註冊組合作，為了讓同仁方便使用excel輸入成績，作者設計了『成績輸入計算增益集』。
另外為了提高同仁使用電子郵件的意願，想到與出納組合作將原來的薪資單改以電子郵件寄送(甚麼郵件都不想看至少薪水總是要看一下吧!)，但因為當時出納組所使用的薪資系統，並無相關網路的功能。與該軟體作者聯絡，學校必須再付一筆為數不少的費用且必須再等一段時間，在時間與經費不允許之下，與資訊組協助的蔡煌義老師討論，是否可以在短時間另闢捷徑達到我們要的功能。為了給自己壓力，我和蔡老師約定各自用自己擅長的技術分頭進行，希望在開學後1個月內，至少要能將薪資單寄給同仁。檢視出納組所用的薪資軟體所使用的資料庫格式，還好是沒有加密編碼的dbf，透過excel可以讀取相關的欄位資料。蔡老師是教育部培訓的第一期資訊種子教師，精通vb、asp與Clipper，所以蔡老師採取的方式是直接找出整個資料庫中資料表的關係，將資料庫檔案上傳web server，擷取所要的資料與學校的教職員資料結合，以asp開發寄信的平台。而我當時直接的想法是利用薪資系統最後產生的薪資總表，因為當時我已經寫好一個excel增益集可以將excel資料表資料轉為php語法，所以當時的想法只要在這個基礎上，再做一些修改加上email的功能即可。但是後來發現這樣對於出納組操作並不方便，中間有很多步驟比較麻煩，而且必須透過web server進行，當時想是否可以直接在出納組本機上直接進行寄發薪資的動作，所以我從這個想法開始著手設計，想辦法讓excel能夠有寄信的功能，其實excel透過與outlook結合是可以將excel資料寄出，但是無法資料表中將個別資料寄給特定的人，所以作者從這個idea開始進行設計。
不過薑是老的辣，蔡老師在不到一個月的時間將我們所要的功能完成，而且上線測試ok，出納組也很滿意，而我還卡在一些技術問題，因為對於email的相關協定並不很清楚，找了一些書籍參考，最後完成1.0的版本是三個月之後，後來就沒有給出納組使用，最後變成資訊組業務發送電子報的平台。後來給『增益集工坊』po到toget供人下載使用，『增益集工坊』的朋友幫我寫了一個簡單的使用說明，我又將它陸續改版至目前的2.0版本。最近有一些使用者發信向我詢問一些問題，我想就利用這個部落格進行一些範例說明。
ExcelMail增益集是架構在微軟EXCEL平台的群組寄信軟體，使用者只要在建立的EXCEL資料表輸入收件者的姓名與電子郵件資料，或者直接將OUTLOOK通訊錄匯出成CSV格式，然後用EXCEL開啟，即可利用ExcelMail增益集來進行寄信。本軟體主要設計的特點在方便使用者將Excel2003、ExcelXP、Excel2000中將所建立的資料表直接寄給收件者。
本軟體設計的最初目的，是為了讓使用者在沒有資料庫與網頁服務之下，也能將資料個別寄發給收件者。使用者只要將資料表中再加入收件者姓名與電子郵信箱兩欄位，另外再擁有一個可以寄信的電子郵件帳號，即可進行寄發。當然使用者也可以將本軟體當作電子報發行的軟體，使用者只要透過一些設定可以讓每位收到信件的人，感覺好像那一封信是專程寫給他的，讓收件者比較不會有收到廣告信的感覺，讓使用者願意看你所寄的信。
本軟體目前已經更新到2.0的版本，除了原有寄信的功能，也增加群組篩選功能與收信信件分析的功能，爾後我會在部落格中陸續進行一些範例介紹。
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