十年磨一劍

現在隨著校園資訊化的推展，現在台北縣政府直接請廠商寫了校務行政系統，把一些學校共同的資料集中統一管理，但是學校的事務繁雜，除了學生學習成績與資料外，還有很多業務資料待整合，現在縣府請校務行政系統負責的廠商一直在原有的校務行政系統統增加開發一些新功能，不過這種集中式管理的資料庫做到包山包海，只怕最後會出包，尤其廠商人力不足時，所以教育局將注意力聚焦在各級學校共同核心的資料，至於學校個別需求的功能，各校自行發展或找尋可用的方案解決。

早在縣府校務行政系統未發展時，其實有些學校各單位已經在進行資料數位化，很多學校希望透過電子檔案建立，把原本要反覆書寫建立的資料，變成可以流通與重複利用的資料，其實這樣的資訊化工作，對於學校這種層級的單位已經足夠，但是這樣看似簡單的任務，卻經常因為缺乏由統一的單位來主導而流於各行其事。很多單位在學校資訊單位成立之前，已經建置很多各種資料的電子檔案，可惜的是大部分沒有統一的資料格式，甚至出現不同單位在收集同樣的資料，卻用不同的表格或檔案格式呈現，導致資源的重複浪費。

理論上這個工作開始應該由學校的資訊單位來主導，偏偏現在中小學校的資訊單位幾乎是各校最後成立的單位，而且位階都很低，也沒甚麼發言權(很多資訊組長戲稱自己是資訊工友)。理想狀況當然是由資訊單位統一的訂定各種資料格式，然後將各種資料資料庫化。但是這在現實狀況是達不到，一方面現行的中小學中的資訊單位通常只是一個光桿組長，要管的事情太多不見得有時間與能力去做這樣的事。而且每一單位有其專業考量，同樣的業務表格與資料格式已經傳承許久，業務的承辦人可能還沒有熟悉業務，蕭規曹隨都來不及，遑論要創新，而且資訊單位不見得了解所有單位的業務，如果真的要做，就必須與各單位進行協商與討論，資訊單位在學校面對的不是上級單位，就是平行單位，誰要和你協商，在很多學校資訊單位是被定位為支援單位，不是政策擬訂與執行單位，我需要你，你就來支援，其他廢話少說!這是天才的中華民國文官體制所造成的，只要是必須由專業人員擔任的職務，職務位階就不會太高，所以出現外行領導內行，不行的領導行的現象並不奇怪。譬如政府宣導資安很重要，但是由位階低的資訊單位去負責計劃的訂定與執行，誰管你!做了一堆的管理方案與教育訓練，只有你自己當真!

大環境雖如此，還是得想辦法找一條自己生存之道，山不轉路轉。例如資料的交流利用方面，資訊組大概都需要一些學校各處室單位的資料，來建置學校網站，與其要求各單位把資料按照統一的規範分享出來，還不如自己想辦法把別的單位已經建立的資料，轉為自己所需的資料!

例如學校要在網站放置人員資訊查詢系統，基本至少需要有職銜、辦公室位置、分機、擔任導師班級、電子郵件、任教科目等資料，這些資料並不是由資訊單位建立的，都必須由其他單位提供，像教職員工辦公室位置的資料如何取得？本校教職員工有三百多人，每學年度除了留任的行政人員，大部分的教職員辦公室位置幾乎都會異動，安排座位的是總務單位，負責這項業務的同仁會把這個資料輸入在已經建立的一個Excel的檔，這個表格是這位同仁精心設計之後，最滿意的樣式(如下表一)。但是這樣的表格，利於視覺觀看但並不利於轉成資料庫，我們還必須手動處理，說實在的Excel的確是一個很好的資料處理的工具，尤其在資料的建立、輸入與重整，幾個複製貼上的指令，加上自動填滿，是很快就可以把資料重新安排成為行列的表格(如表二)，這樣就很方便轉成資料庫。

(表一) (表二)

但是這樣的資料我們要整合至全校教職員工的系統中我們會遇到一些問題，例如辦公室座位資料並不是全部同仁都有，例如留職停薪的同仁並不會出現在上面，也無法用排序對應複製貼上，因為資料數目不等，如何讓這些辦公室座位資料與人員資料對應，變成一個水磨工夫，只有一項資料慢慢對可能還好，如果再加上任教科目(非教師則無此資料)、擔任導師班級(不是每一個教師都擔任)，等幾項資料的匯整，這個工作就變成災難，剛開始接資訊組第一個月都在對資料建資料。

後來我第一個使用的方法是轉到Access上用資料表關聯的方法去處理，這個方法是可以很快的將兩個部分資料相同的工作表進行對應去產生一個合併的資料表，不過還是要幾個工作表與主資料表進行關聯產生新工作表之後，再處理再合併。後來我自己弄一個可以直接在Excel進行資料對應擷取的巨集，直接在Excel上面處理，後來把這個巨集放在『資料處理過濾增益集』中的『工作表資料擷取』。

我放一個範例的檔，讀者可以嘗試將此檔案中科目工作表與職稱工作表合併至員工資料工作表。範例檔下載

操作步驟影片

 讀者可以參考如何快速將Excel2007 兩個資料部分相同的工作簿合併這篇文章，道理是一樣的。

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作者:楊煥謀