如何利用『資料處理過濾增益集』在Excel中以資料格的資料長度進行篩選
昨天學校同事拿一份要上傳報名考試的學生資料，請我協助處理。上傳的資料必須是ANSI純文字檔，資料的欄位是以資料長度來決定欄位的位置，格式大致如下:
報名序號長度 8個字元
身份證字號長度 10個字元
姓名長度 20個字元
其中前兩欄大致上沒有甚麼問題，因為從學校的資料庫轉出的學生這部分資料，再轉存為ANSI文字檔時，長度是符合的上傳格式的要求，但是姓名的部分就比較麻煩，因為有人的名字是不同的長度，而上傳格式中要求姓名欄位必須以空格補足20個字元，這種要求據同事說以前使用的漢書這種文書軟體很容易完成。但是現在她的電腦已經沒有漢書這套軟體，所以她請我協助是否可以利用Excel產生這樣的文字檔，因為Excel可以將資料庫轉出的檔案轉存成文字檔，再利用WINDOW內建筆記本這種軟體，將檔案轉存為ANSI純文字檔格式。
我們要解決這個問題，比較麻煩的是必須將姓名資料中特殊長度的特別挑出，並且加入空格補足。除了這個問題，我們必須考慮中文編碼的特性，中文姓名常見的資料長度是三個中文字，在ANSI編碼每個中文字是2碼組成，所以三個中文字轉成ANSI時長度是6個字元，如果使用VB6來處理補足長度20的問題，只要加入7個空白鍵即可，因為中文是DBCS(雙位元組字元)，VB6處理中文字串時，雖然中文是雙位元組合，但是VB6的字串處理函數例如Len是把一個中文字當成一個字元來處理，所以只要在中文姓名之後加入7個空白字元即可，整個字串變成是10個DBCS字元，轉成ANSI時空白字元長度變成14字元，再加上原來6個字元即可符合20個字元的要求要求。
知道處理的原理接著的重點，如何在幾百筆的學生資料中找出那些姓名長度不是三個字的，如果利用『資料處理過濾增益集』在Excel中處理應該如何做？
若部分資料如下
| 李諭琪 |
| 廖靚緯 |
| 林博晟 |
| 林旻安 |
| 林樺蝶 |
| 林欣慧 |
| 林容 |
| 林彥國 |
| 駱馨 |
| 郭儀千 |
| 胡閔惠 |
| 黃銘亭 |
| 黃佳宣 |
| 黃哲佳 |
| 黃文家 |
| 洪芸敏 |
| 邱秀儒 |
| 邱士瑛 |
| 謝茹守 |
| 張俊郁 |
| 張茹瑰 |
| 卓文 |
| 陳萍玫 |
| 陳暉閔 |
| 陳如曄 |
| 陳毓儀 |
| 蔡治宗 |
| 曾珍宜 |
| 蘇芳婷 |
| 蘇心 |
| 蘇怡新 |
| 游宏音 |
| 吳凡瑋 |
| 吳潔欣 |
| 魏容傑 |
| 王俊昭 |
舉例我們要挑出姓名是兩個字的學生資料，再加入8個空白字元，可以依以下步驟：
步驟一、點選『正規比對資料過濾』/『工作表資料內容處理』表單
步驟二、點選表單中『資料處理範圍』/『選取』按鈕，將要處理的資料位置選取，在『用來篩選資料處理對象的規則』輸入此正規表示規則 ^\S{2}$ (此篩選的規則是從頭到尾必須是兩個非空白字元)
然後在『加在資料後的字串』輸入8個空白字元，按確定即可達成。為了方便讀者看出處理的結果，我改用輸入7個#來代替。
步驟三：處理結果如下
如果是使用Excel2003，請將改好的Excel檔案另存為CSV檔，再利用筆記本等文字編輯軟體打開，利用全選與取代功能，把 ”與 逗號取代掉，再另存為ANSI的文字檔格式，因為Excel2003再轉存為CSV檔案或TAB鍵分隔的文字檔，會出現自動把字串格式資料加上引號的現象!
ps:另外在『正規比對資料過濾』/『工作表資料篩選』也提供另一種不用正規比對的篩選的方法，取消『用正規表示法比對』設定，在『數值比對以x代表資料格的值』輸入 len(x)=2 (x代表資料格值，len為字串長度函數，此篩選式為篩選資料格長度是2的資料格)
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