十年磨一劍

教高中英文的太座經常會有學生寫英文作文要她幫忙批改，而現在學生電腦能力都不錯，很多都是直接寄電子郵件過來，太座有時沒有完整的批改時間，只能先儲存到電腦，等到較多空堂或回家的時候再批改，檔案一多經常會浪費時間在檔案的管理，改過或未批改的檔案有時會搞混，太座就問有沒有可以比較方便的辦法。

首先針對問題先做一些分析批改這些電子檔案的流程，找出它的『瓶頸反應』，如果能將『瓶頸反應』效率提昇，整體的效率便可提昇。

整個批改的流程中如下圖:

這樣的流程我們可以利用office不同的軟體來完成，首先電子檔收件整理，學生一般都是以電子郵件寄來，我會利用outlook的郵件規則幫助郵件的分類與檔案的收集，檔案集中到一個資料夾。

在[建立規則]表單中指定規則，例如我們可以要求學生必須在寄信主旨設定為"第二次英文作業"，當我們用outlook收信時會自動將主旨是"第二次英文作業"的信件移到outlook中我們設定的[英文作文]資料夾

在收完信之後可以利用VBA程式將學生信件中的檔案一次存到特定的資料夾中(可參考我前面文章利用Word來設計電子問卷四)，舉例我們將檔案存在學生作業這個資料夾

再來我會利用『資料處理過濾增益集』\[WORD表單統計工具]\[讀取檔案目錄資料]在Excel工作表中建立檔案目錄資料

在[讀取檔案目錄]表單指定目錄，點選讀取檔案

在[選取讀取目錄的檔案]表單選取檔案

讀取的檔案目錄資料，這樣可以快速把學生作文檔案與學生成績表連結，方便我們進行批改與登錄成績

可是如果要回到檔案總管中一個個開啟學生檔案，這樣要在不同的視窗中尋找很不方便，如果可以在成績表上點選檔案超連結直接開啟學生的作文檔案，這樣會節省很多時間，我們可以利用Excel資料可以輸入超連結的性質，我們將檔案目錄轉成超連結，但是一個個做太慢，我已經在『資料處理過濾增益集』加入快速加超連結的功能點選Excel中[增益集]\[資料處理過濾增益集]\[資料型態轉換]\[超連結]\[加入超連結]

在[加入超連結]表單中我們指定學生姓名這個資料加入超連結，而連節資料來源就是學生的作業檔案目錄這一欄

按下[確定]我們可以看到學生的姓名資料變成超連結的狀態，只要點學生的名字就可以打開他的作文。

因為安全性的關係可能會出現以下的訊息，如果學生的檔案沒有問題(先用防毒軟體掃一下)，按[是]即可打開檔案。

再來批改可以利用Word2010中校閱的強大功能，可以在文章中加上修訂與註解，批改之後要直接就可以在Excel工作表輸入分數。

最後可以利用ExcelMail增益集將批改完的學生的檔案寄回給學生。(可以參考ExcelMail3.0群組寄信軟體介紹(三):批次寄送附加檔)

最後從這個案例或許我們可以得到一個結論，其實這個問題就像很多人在資訊化過程所面對的問題一樣，學了很多軟體，電腦硬體也很先進，但是真正要用來解決工作或生活問題時，卻一招也用不上，如何整合所學到的資訊技術運用到所要完成的工作，可能比漫無目標的學了一堆炫目的技術還重要。

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作者:楊煥謀