Excel另類應用:PDF檔案表格資料的再利用!
我個人經常把Excel用在資料處理上，因為Excel幾乎可以將網頁的表格資料直接匯入Excel工作表中進行處理，這對於將網頁資料再利用是非常方便。最近大學繁星放榜，為了比較本校所使用的繁星推薦方案的成效，便到處收集各校的繁星榜單，大部分的學校都有公告在網路上，只是檔案有的用網頁，有的用PDF的格式。用網頁的表格方式很容易就可匯出至Excel工作表，但是用PDF格式的檔案，如果是表格圖片資料再利用的價值就比較低，除非再用辨識軟體把它辨識為文字。如果是PDF表格內容利用Acrobat Writer是可以轉成完整的Excel工作表，如果利用選取複製的方式，將表格中的文字貼至Excel工作表，貼出來的結果是變成一行，如下圖的結果。
原始的表格
複製貼至Excel工作表的結果
很明顯利用window的剪貼簿複製pdf表格資料，只有複製到表格中每一格文字內容上換行的字元，貼回去Excel中Excel自動依分行符號去切割資料，並不會將表格的欄位結構複製上去，雖然這樣的結果不是很滿意，但是已經比要自己 key in 要省事多了，但是要把這些資料放回原來表格的位置，除了一個資料一個資料放回去表格位置的笨方法，還有沒有更快的方法？仔細觀察這個貼上去的資料是有規律性，只要有規律性就好處理，這個資料的規律性很明顯是四列資料一個循環。
我們可以這樣做:首先幫資料加標記，在旁邊新增一欄標記資料上輸入1、2、3、4，然後選取複製貼上，將每筆資料加上對應的數字，如下圖中的B欄
再插入一列標題列
然後只要點選工作表左上角
選取整個工作表，再點選[資料]\[篩選]
點選B欄
符號叫出篩選條件
取消全選，只要依序分別篩選1、2、3、4即可將資料分類出來，例如只選取1
按下[確定]，即可將學號資料分離出來
再將篩選的資料複製，貼至新的工作表。
再依序篩選剩下的2、3、4，重複上述步驟，再將標記欄刪掉，即可重建原來的資料表格
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