十年磨一劍

日前到台大參加大學繁星與申請入學學生在校成績上傳說明會，會中有學校註冊組長反應：如何給學生在校成績證明？因為今年申請入學要全面實施線上書審，學生必須把學校所提供的在校成績以PDF的檔案上傳，所以學校如果給學生紙本成績單，學生必須掃瞄之後轉成PDF檔，這個部分如果不是學生自己做，而是由學校的註冊組來做，這個在學校人數多的學校會是很大的工作量。以下我把我將要用的解決方案與各位辛苦的註冊組長與試務組長分享，野人獻曝希望能對各位的工作有所幫助。

A. 如何產生班級成績PDF檔？

1.     首先如果可以直接從成績系統產生成績的PDF檔給學生，而不要列印紙本，既環保也省掉掃瞄工夫。這個在新北市市立高中所使用的全誼校務行政系統是可以產生學生成績PDF格式的檔案，如何產生？
步驟一、進入系統點選[成績管理]\[高中表單列印]



步驟二、點選[多學期成績單]，[年級]選擇3年級，[選擇學生範圍]選擇[班級]，建議先選一個班來做，因為一個班的檔案就不小了，以下關於成績呈現的內容暫時依以下的設定，正確應輸出的內容項目請參考簡章要求，因為我們要輸出PDF檔案格式，所以在[預覽型態]請點選PDF。

步驟三、設定之後，點選右上角[友善列印]，系統會產生我們要的PDF檔案，在瀏覽器下方會出現以下訊息，把這個檔案另存。


我們存在一個名為[學生成績]的資料夾，我們把檔名改成班號，因為我們輸出的是3年1班的資料，所以我存成301.pdf



打開產生的PDF檔案，可以看到內容呈現方式是一個學生一頁，每一頁底下留一段空白。

B. 如何分割班級成績PDF檔與加驗證章圖案？
 

1.     已經產生成績的PDF檔案，但不是每一位學生一個檔案，而且PDF上並沒有學校的戳章，這兩個問題現在已經有一個免費的軟體(PDFFILL)可以幫助我們做到，讀者可以至以下網址http://www.pdfill.com/download.html下載PDFill.exe(目前是11.0 Build 4)。
 

2.     下載的PDFill.exe在WIN7中請點選檔案按滑鼠右鍵以「系統管理員身分執行」安裝的程式，因為該程式會用到 Adobe Reader與GhostScript 8.63 ，安裝程式會自動偵測系統是否有這兩支程式，如果沒有會自動下載安裝，所以如果沒有以「系統管理員身分執行」安裝，在安全性設定較高的系統環境，可能無法安裝成功。


 

3.     安裝成功後在系統會有三個主要程式功能PDFill PDF Editor、PDFill PDF Writer (Free)、PDFill PDF Tools (Free)，我們主要使用的是PDFill PDF Tools (Free)，這個是免費的。
 

4.     啟動PDFill PDF Tools (Free)(程式畫面如下圖)，我們要使用的功能是第2項Split or ReorderPages(分割)與第8項Add Watermark by Image (加浮水印)


 

5.     先執行Add Watermark by Image (加浮水印)，步驟1先選取我們要加浮水印的PDF成績檔案



步驟2再選取學校驗證章的圖案檔


步驟3設定浮水印放置在頁面位置，預設是在每一頁的中間(Center of the page)，我們改勾選Any Position ,以新北市產生的檔案把Left參數設成5，就可以把驗證章圖案放置在適當的空白位置，驗證章的大小直接以掃瞄的大小即可。



步驟4執行Save As指定儲存加入浮水印的新的PDF檔案名稱，我們把它儲存為”301加驗證章.pdf”，點選[存檔]即可加入浮水印。



步驟5打開”301加驗證章.pdf”，可以看到每一頁都加入驗證章圖案浮水印，全部總共38頁，這個頁數我們記下來，下一個分割步驟會用到。


 

6.     接下來執行Split or ReorderPages(分割)：
步驟1選取要分割的檔案


步驟2設定分割檔案的參數，原則成績檔中是每一個學生1頁，所以我們要設定分割的頁數從第1頁~第38頁，並勾選分割成每一頁並儲存成1個檔案。(設定如下圖所示)



步驟3再執行[Save As]選擇儲存檔名，我們把檔案名稱設為301CP.pdf，點選[存檔]程式會進行分割。


步驟4分割後的檔案名稱，程式會以我們設定的名稱再加頁碼作業檔名，如301CP1.pdf、301CP2.pdf、301CP3.pdf…。


打開其中的檔案內容就是一位同學的成績。


 

C. 如何變更學生成績PDF檔名？
 

利用上述步驟分割的學生成績檔案的檔名並沒有與學生的座號搭配，因為可能會有缺號的情況，如果我們要快速將檔名修改成學生班級座號，我們可以使用[資料處理過濾增益集](可以至http://www.addinfactory.com註冊免費下載)，下載安裝之後會在Excel2010新增一個增益集，這個工具可以讓我們快速修改檔名，如何進行？
步驟1.只要先將學生的座號輸入Excel工作表中(如下圖)。



步驟2.用滑鼠點選B1，再點選[增益集]\[WORD表單統計工具]\[讀取檔案目錄資料]


步驟3.在[讀取檔案目錄]表單中[檔案類型]改為*.pdf，然後點選[讀取檔]



選取學生成績檔案，因為檔案總管會以我們設定的檔名排序，所以我們只要把所有學生成績檔案選取起來，再按[開啟舊檔]即可依序將檔案目錄位址讀入。


讀取進來的資料依序如下



步驟4.將A欄學生座號資料複製至C欄，我們要在C欄製作新的檔名。


再點選[增益集]\[正規比對資料過濾]\[工作表資料內容處理]



選取工作表C欄中班級座號資料範圍(不要選取整欄)，再點選[工作表資料內容處理]表單中[資料處理的範圍]\[選取]，再點選[資料處理後寫入的欄位]\[選取]



再選取檔案目錄所在位置複製C:\Users\ab2967\Desktop\試務組\score\，贴到

[工作表資料內容處理]表單中[加在資料前的字串]，然後在[加在資料後的字串]輸入.pdf



再按下[確定]，即可建立要修改的含學生座號新檔名資料，C欄是新檔名。


步驟5接下來再點選[增益集]\[WORD表單統計工具]\[更改檔案名稱]



程式會自動抓取下1個欄位資料作為新檔名，按[是]便完成變更檔名。


檢視變更的檔名如下圖所示。

 

 D. 如何建立學生成績PDF檔MD5碼？

 

我們給學生的電子檔案雖然是PDF檔案，仍然可能被修改變造，因為不能公告學生成績，為避免爭議建議最好手邊留下給學生的電子檔案的MD5碼，我們可以在網路上公告所有學生成績檔的MD5碼以作為驗證，萬一發生變造成績時可以透過MD5碼來比對。透過[資料處理過濾增益集]可以快速產生學生成績PDF檔MD5碼。

步驟1. 在前面的所建立工作表選取G欄的第1個資料格(目的是不要蓋掉前述步驟所產生的資料)
步驟2.點選[增益集]\[WORD表單統計工具]\[讀取檔案目錄資料]，在[讀取檔案目錄]表單中[檔案類型]改為*.pdf，將[建立檔案MD5碼]勾選，然後點選[讀取檔]。



步驟3. 選取學生成績檔案，因為檔案總管會以我們設定的檔名排序，所以我們只要把所有學生成績檔案選取起來，再按[開啟舊檔]即可依序將檔案目錄位址讀入，並在下一個欄位建立該個檔案的MD5碼。


 

完成的結果如下表所示。

 

 

 

 

 

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作者:楊煥謀