十年磨一劍

延續上篇文章，現在如果我們希望針對不同的學生輸出不同的內容，以這次第三次模擬志願選填為例，一開始我們採取的是每位學生都通知一樣的內容。(如下圖)

但是隨著選填的進行，部分學生完成選填，我們只要通知未選填的學生即可。(如下圖)



要達到這個目的，可以利用的技巧就是合併列印這個功能。但是在合併列印的預設是以每筆資料為一節，把一節的資料放置在一頁的版面，但是在上圖我們可以看到我們要的是是一頁中，要放置一班沒有選填志願的學生。這個要如何做？

1.我們一樣使用聯絡簿範本，先利用此範本建立合併的文件


 

2.點選[郵件]功能區
 

 

3.點選[郵件]\[選取收件者]\[使用現有清單]

 

4.選擇合併資料的檔案，我們選擇用未選填志願的學生Excel檔案

指定資料來源的表格


 

5.在聯絡簿範本產生的文件的第1格，點選[插入合併欄位]，插入我們要合併的資料欄位

 

 

6.完成如下圖，但是如果這樣執行合併會變成1個學生一頁，這樣太浪費紙張了。

7.我們先執行聯絡簿範本所提供的 [複製訊息] 巨集功能。



將所有表格都填上合併欄位的內容如下圖



點選[郵件]\[完成與合併]\[編輯個別文件]。



先合併第1筆與第2筆，看結果是否是我們要的？



但是這樣執行合併會變如下圖，同一頁每一個格子內都是同一個學生的資料，這不是我們要的。

8.我們希望同一班的多筆資料在同一頁，所以必須將調整合併的規則，在[郵件]\[完成與合併]\[規則]，選擇插入[Next  Record (下一筆記錄) ]在原來的合併欄位之前，



然後再執行聯絡簿範本所提供的 [複製訊息] 巨集功能，將每個格子填入相同的合併指令，但是第1格的[Next  Record (下一筆記錄) ]指令要刪掉，否則會跳過第1筆資料。



然後再執行[郵件]\[完成與合併]\[編輯個別文件]，選擇合併全部的資料，如下圖。



這樣便可以在同一頁有不同筆的資料。但是讀者可能發現為什麼每一頁中有會有空白的資料，其實這是為了方便我們發送資料給每一班，原則上同一班沒有選填志願的人會在同一頁。這樣要怎麼做才能達成，因為我們一頁上面有32格(大概是目前本校1班最多的人數)，所以按照我們所設定的合併規則，一頁會放進32筆資料，但是每一班不一定有32個人，所以如果我們不額外處理合併的來源資料，基本上沒辦法一班一頁，可能一頁中有好幾班混在其中。所以我們必須幫每一班補至32筆資料，每一頁空白的部分就是補進的空白資料。至於如何快速的幫每一班補進不足的資料筆數，下回分曉!
 

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作者:楊煥謀