常有人把專案的失敗歸究於"人"的因素,這是很便宜的方式,但不足以成事。把專案失敗的原因歸究於"人",是失敗PM找藉口最便宜、最簡單的方法;把專案的失敗歸咎於"別人",只能給自己一個暫時的慰藉,但失敗會跟著自己一輩子。
失敗PM最便宜的藉口-專案的成敗是"人"的問題
常有人把專案的失敗歸究於是"人"的因素,這是很便宜的方式,但不足以成事。
專案失敗都是『別人』的問題!
把專案失敗的原因歸究於"人",是失敗PM找藉口最便宜、最簡單的方法;把專案的失敗歸咎於"別人",只能給自己一個暫時的慰藉,但失敗會跟著自己一輩子。
失敗的PM說:『專案會失敗是因為顧客講不清楚需求、成員能力不足、高階主管不授權、各單位不配合…』,都是"人"的問題,都是"別人"的問題。然後,沒了下文…(那公司何必花錢請PM呢?)
成功的PM說:『專案會失敗,我會做檢討,我會去想如何解決、還有什麼地方可以做的更好。』(公司花錢請PM是為了解決問題的。)PM的職責之一,就是處理專案裡的問題(包括人的問題),讓專案能成功。
專案裡有大大小小、許許多多的問題(包括"人"的問題),這些都是專案管理的問題,也正是身為PM要改善、要處理的,因為是PM為專案的成敗負責,而不是"別人",這些"別人"並不會為你的專案承擔失敗。
跟成功的PM學解決問題的方法!
顧客講不清楚需求,很正常。所以除了訪談,還得運用其它方法去了解、去挖掘顧客真正的需要,要運用觀察法、雛型法、焦點團體…等(PMBOK的T&T)。成功的PM找解決問題的方法。
成員的能力不足,很正常(不然~為什麼輪得到你做PM呢?)。所以PM要做教練(Coach),要教導成員正確的做事方法、好的品質觀念、正確的邏輯(即PMBOK知識體)。成功的PM找解決問題的方法。
高階主管不授權,很一般(因為組織資源是有優先順序的)。而權力並不是別人給你的,是你自己運作、努力得來的。即便主管送給你一個“抬頭”,你是不是就因此即刻擁有了權力呢?恐怕不會這麼容易,你要對“權力”有更多的了解和學習。成功的PM找解決問題的方法。
各部門主管不配合,這也很一般(因為部門主管的職責在維護部門最大利益,配合你的專案並不是他的職責)。所以PM才要做協商、做溝通,才要學習利害關係人的管理。成功的PM找解決問題的方法。
專案經理的價值
如果專案的所有條件都十分好,一切依你所願,包括所有的利害關係人,顧客需求講得非常清楚、沒有任何的變更、成員能力極為優異、高階主管完全授權、各部門主管完全配合…等,那麼在這樣的環境條件下,公司只需要請高中畢業生擔任PM就可以了,何必請你? 如果必須有一切成功條件的配合,你才能成就一個專案,那麼,你大約只值年薪40萬。
一位有高價值的PM,就是因為他有在一切惡劣的專案條件下卻能成事的能力。
職場就是這樣,工作就是這樣,依照你的價值,決定你的價格。
如果你因為專案的問題都是"人"的問題,所以就不讀書、不學習、不必努力,那它就會成為你的問題,而不是專案的問題。
你要對專案的問題再問進去一點。如果你再問進去一點,你會了解真正的問題是什麼?顧客為什麼說不清楚?高階主管為什麼不支持你?部門主管為什麼不配合?你會發現真正你所謂“人"的問題其實佔比很低,且若真是所謂“某個人"的問題,那反而是好處理的。
更何況,專案在本質上是一項高度整合性的任務,任何專案管理上的問題都不是單一構面造成的,對專案的考量也從來不可以只是單點的思考,專案管理的問題也顯少是單一手法即能處理的。所以,PM是一位整合者(Integrator),要做各項專案限制條件的平衡、抉擇、取捨。做為一位PM,你對專案管理要有一個整體性的完整知識。
PMBOK提供一個整體的專案管理知識體
美國PMI專案管理學會將一套好的專案管理實務,編纂成PMBOK,將一個變動的、模糊的專案管理活動,以流程ITTO的方式來呈現,幫助一位初學者或資深人員,可以較容易地進入一個知識體,可以對一個知識體有一個完整的觀念。沒有專案經驗者,一開始就學習一套正確觀念,免除日後偏差觀念不易矯正的困難;已有專案經驗者,則要藉由學習重新檢視自己。
當然~你並不會是在上完六週的PMP課程後,就突然很懂專案管理、或突然很會做專案。但你會有了一個完整的知識觀念,你會知道在哪裡可以找到解決問題的方法(上課要專心)。 而"專案管理能力"的養成,會是因為你將所學的知識、技術、工具、方法運用在你的專案管理實務上,隨著你經歷了上萬小時、上千個任務的磨鍊後,它會自然而然地成為你的能力(包括你處理“人”的能力),那麼五~七年後,你就會是一位很好的PM。
專案管理能力的養成
『抬頭』是別人可以拿掉,而『能力』是別人搶不走的。趁早學習,隨著年齡的增長,當年紀到了,能力也到了,這樣子是最好;年紀到了,但能力還不到,就很慘。不因為別人總是說專案是"人"的問題(人云亦云),你就不學習或停止學習,那是自己的損失。
也許你現在所任職的公司裡存在有許多的內部問題、也許你的老闆並不懂PMP、你們公司也不是用這一套…等等,但~這些都不是最重要,最重要的是『你自己』!你要有一套來支撐自己能做一位PM,有成事的能力。
江湖上,有許多人說著自己過去做過許多大型專案的豐功偉業,但對專案的結論卻是專案的問題都是"人"的問題,那~真是白做了這些大型專案,對專案管理任務的本質也沒有真正的認知。
不讓失敗跟著自己一輩子
學者專家們研究歸納專案失敗的原因,並不是給我們找藉口,而是讓我們更了解『失敗』,進而去改善、去解決。
找藉口以掩飾自己能力的不足,若能有所自省而自知這只是一個暫時的藉口,那還有機會改;如果連自己在找藉口都不自知,養成了習慣,自然而然地覺得一切與自己無關,都是"別人"的問題,那連改的機會都沒有了,失敗就會跟著自己一輩子。
規劃了沒人執行,那是誰的責任呢?利害關係人不配合,那是誰的責任呢?…為什麼組織需要花錢配置一位PM呢?… 答案已經很明顯。
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