PMP沒講的是...

無可避免的，專案總是有很多變更，因為很難事事如料，變更在所難免。
 

專案從開始到結束，PM一直要做變更管理。變更管理也是專案管理其中一項重要的課題，而『變更管理』這個議題的本身，也十分的複雜。

『變更』要納入管理

對於『變更』，把握住一個原則是－『不怕專案有變更，只要變更在你的管控下』。

對於專案的變更，先要記錄下來（以免久了就忘了或漏了），然後去認真了解變更的原因、變更的內容，去分析它對專案的相關影響，並一致地更新相關專案文件，再據以實施變更，並追蹤確定其已實施完整。

也就是說，你要知道變更，然後掌握它。那麼就不怕發生專案變更，因為變更皆在你的掌控下。

『變更』的影響不是單點的
 

還要有一個觀念是，『變更』必會對專案產生影響，且針對變更的影響不可只是單點思考。誠如PMBOK Guide所記述的，變更必須做整合性的全面審視，勿以單一觀點視之。

一個軟體功能的改變，它所影響的不會只是軟體功能而已。輕率地接受一個變更，卻仍然自信地認為專案還是能如期、如預算完成，這本身就是不合邏輯的描述（表示原來的規劃有問題？）！

不輕易的答應或拒絕一個變更，除非你已做過了整合分析！

更積極的變更管理觀念
 

再更積極一些，若你能對所要完成的任務有十足的了解，例如專案的需求、交付標的、資源特性…等，當你愈用功、愈了解它，發生變更的機會就會愈低。
 

專案中，有許多的狀況是～那其實並不是個『變更』，而是原本就應該納入專案範圍內的！只是因為對專案的不夠用功，未周全的考量納入，而使得它以變更的形式發生，就讓專案付出了代價。

像是一個合約專案，經常是甲方提供不清楚的RFP或SOW，乙方對於要承接的合約專案內容也不夠用功。對需求的不用功、對範疇的不能掌握，草草的開始，終使合約專案陸陸續續發生一大堆的變更處理（合約雙方終需為此付出代價）。

實務上，常見這樣的落差與衝突。對於顧客而言，他認為這是專案的一部分，不是變更，而專案團隊卻認定此為變更（真的是『變更』嗎？！）。

多面向考量變更管理

專案的問題幾乎都無法只以單一角度去處理或考量，因為～專案或專案管理的本身就是個高度整合性的一種任務。
 

實務上，對於變更管理得從更多的面向來考量。

專案要做變更控制的大原則是絶對正確的，但必須依專案的限制、或規模大小、或複雜度來作調整才好。

裁適變更控制程序

你不需要為專案設計複雜的變更控制流程或是變更申請表單，給你自己綁手綁腳，但你不能沒有『變更要管理』的觀念！
 

例如，我會禁止工程師們在客戶面前改程式，我總是說，你自己要有變更管理的觀念，如果你經常這樣做，以此展現自己的技術能力，而顧客在一旁看著，就會想～哦～原來程式這麼好改、這麼容易！若你自己做事都沒有變更管理的觀念，也難怪顧客會動不動就要求你改。

當然，若是因應緊急狀況，使得你必須現場立即修改，也仍然要記得變更管理的觀念。總要補上一句，這是不得已的應急做法，回去後還必須針對目前所做的這個修改，好好想一下可能造成的相關影響，下不為例...等。

實務上，確實也是要這樣做，要好好分析檢查相關影響。因為，經常是～專案中某個問題的發生，正是上次某個變更不全所引起的。

在特殊狀況下，是可以（有彈性的）先做了再說，但事後補上相關程序，是必須的！

因應利害關係人做調整

你還要看變更提出人的態度，他總是任意變更，還是謹慎思考後才提出變更。如果某顧客總是任意的變更、某專案成員總是任意的修改，那就得嚴肅地去處理這樣的行為，因為顧客或成員這樣的行為都會對專案造成傷害，一次、二次後，將使你再也無法控制你的專案。
 

同樣的，也不能一味地拒絕任何變更。必須承認，專案是很難在一開始就思考的很完整，而必要的變更、對專案是好的變更，則對專案是受歡迎的。

PM總是要”看”～去了解專案的環境條件，為專案做最佳的考量。

變更的代價
 

還有一個觀念是，愈到專案後期，變更所要付出的代價也就愈大。

因而，好的PM總是會將重心投入在有好的開始，而非急就章。愈能在前頭把事情想好，就愈能降低變更的代價。因為專案愈到後期，許多東西皆已成形，此時為了變更要付出的代價自然也會愈高。

所以，PM何必急著要求工程師趕快寫程式呢？專案成員應該先用功在對專案需求的了解，然後再去生產製造良品。而不是很有效率地生產了一堆不良品，又再額外地投入努力和時間去改正這些不良品，專案也得為此付出代價，而這樣的代價往往比一開始所要花的努力與時間更多（除非是採用雛型發展法）。

不輕忽變更
 

PM必須對變更管理有正確、完善的觀念！

儘量地在前頭把事情做對、做好，雖然不能100%完全消滅變更，但確實能大幅降低專案變更的數量與衝擊影響。而對於變更的決定（接受或否決），總要細細考量；一旦決定了後，也得去追蹤該變更是否已實施完整。

畢竟，環境是變動的，變更是無法避免的，但只要在你的掌控下，就不必太擔心。

你愈能掌握專案的變更，就愈能管理專案！