PMP沒講的是...

其實 ~ 它不是『風險』！

專案（規劃）的本身就是一個大假設！

它假設了專案的一切皆如預期，沒有突如其來的天候變遷、不會發生法令變更、資源皆能如期到位、成員不會生病請假、每項任務皆能如期如質如預算的完成…等。但事實是，這些假設不一定成立。而當假設不成立時，風險也因而誕生了！

風險的必要條件－『不確定性』
 

『風險』必須具有二項要件，一是它的發生具有不確定性，二是它發生後會對專案目標（至少一項）產生衝擊影響。簡言之，『專案風險』是一個會對專案目標產生衝擊影響之不確定事件。

就像我們常講的『意外』，雖然『意外』乙詞為負面之意，而專案風險可以是威脅、也可以是機會，可以是負面事件、也可以是正面事件，並不全然都是對專案不好的。在此，我們將略過正面風險，而以負面風險之管理為主要討論。

管理就是管『不確定性』

專案裡充斥了各式各樣的不確定性，像是難以捉摸的天候變遷、突然下達的行政命令、組織資源的緊急調動、成員未預警的離開…等，而這些不確定事件一旦發生了，會對專案目標的達成造成嚴重的衝擊影響。但，這並不能成為專案得以失敗的藉口。
 

因為，管理就是在管『不確定性』。

如果不想把專案的成敗交託於運氣，那麼PM應該要有風險管理的觀念，對於專案的風險管理也要抱以更積極面對的態度。

早期發現、早期治癒

風險管理的觀念就是做『預防』！透過事先的防範，來儘可能地降低意外發生的機率，或意外發生後所帶來的衝擊。

儘管我們無法未卜先知，但對於意外，仍可以透過一連串有效的風險管理流程，來大幅降低意外發生之機率，及其發生後所帶來的影響。
 

這一連串有效的風險管理流程，是一段積極、開放、極具創意之自我檢視的過程。它從發揮創意的辨識風險、簡易或精密的分析風險、對症下藥的回應風險、到持續不斷的監控風險。透過這樣的風險管理程序，來積極地降低風險發生的機率，或風險發生後所帶來的衝擊影響，以有效預防意外的發生與降低意外所帶來的傷害。

預防勝於治療

就像是照顧自己的身體一樣，除了平日保持規律的生活作息及健康的飲食習慣之外，定期的全身健康檢查必不可少，測量血壓、體重、體脂、血液中血小板含量…等，以便在疾病可能產生的初期就能及早發現、及早治療，以確保能持續擁有一個健康的身體。

 
透過這一段積極的風險管理流程，對於專案中大部分的風險是能得到有效的管理。而對於那極小部分的未知中的未知風險，也還是能以預先擬定一份應變計劃的方式，來較為積極地（非全然消極地）因應，以便在未知風險發生時，至少在發生的當下也 也也能獲得較好的處理，讓傷害減至最低，而不是只能束手無策。

 
不做風險管理的PM，只得疲於奔命於危機處理，只能做善後、做補救了。

管理專案的獨特性
 

還有一個觀念是，去管理專案的『獨特性』！
 

在上課的第一週，我們就說明了專案的三大特徵其中之一是專案係具有獨特性(Unique)的。做為一位PM，必須很清楚的掌握每一個個別專案的獨特性，瞭解這次的專案和上次的有什麼不同、這次的專案必須要做到哪些就能成功驗收、哪些沒做到專案就一定不會被驗收、哪些專案日期是重要的、哪些專案資源是重要的….等。因為這些獨特性，就是一個專案風險的重要來源。
 

特別是，一個專案的不確定之處實在太多，而不確定的另一面意義也代表了它不一定會發生。而一個專案是不會把大部分的資源投入於不一定會發生的事情上，但偏偏它又是有可能會發生的，且其發生後還可能帶給專案極大的衝擊影響。那麼，該怎麼辦呢？這樣處理吧，做事就是抓重點，掌握住專案獨特性（抓重點），對於專案獨特性之處做加強處理即是。

 

其實，它不是風險！

另一個值得思考的是，它真的是『風險』嗎？
 

常見專案裡許多被歸咎於風險的事件，其實，大部分並不是風險。它們不具有不確定性、根本是確定會發生的事，或者根本就是專案必要的限制，它們並不是風險！

例如，專案成員技術能力的不足？這從來就不應被歸於專案風險，而是PM要去處理的事。因為，成員的技術能力是否足以擔任所被指派的任務，這個議題只要用心去了解，就可以確定的，它不應被視為風險，更不能以其做為專案之所以失敗的理由。針對這個議題，PM一方面要用功於對專案團隊成員能力的了解，一方面要用功於對專案任務所需技能的了解。再針對此部分所存在的落差，去做適當的訓練安排、或拆解任務的複雜、或指派預備的人選、或調整專案的規劃。

又如，對顧客需求的無法掌握？這對專案而言，也是可以事先確定的事，甚至是一定會發生的事。針對這個議題，PM一方面應更用功於對顧客需求的了解，一方面要以完善的變更控制程序來處理之。

未能預先了解專案成員的能力、了解專案任務的複雜度、了解專案的條件，而僅於紙上規劃一個理想上的、樂觀的專案時程，那麼可預期的專案結局就會是悲觀的了。



盡人事而後聽天命

把專案所有的議題皆歸咎於風險，其實是對專案的不用功。大扺就是抱持著碰運氣的苟且心態，抱持著不會發生的僥倖；一旦發生了，即推諉於個人所無法掌握的意外。但，事實是～它其實並不是個風險，而是個專案議題（待處理解決的）。
 

對於專案的風險項目，就是要積極地面對！要盡你所能地預作準備、事先預防！那麼，對於專案中大部分的風險項目，只要有積極的態度，多半皆能獲得極大的改善。而對於那些完全不可預期的意外(ex.SARS、地震)，就真的不是人所能掌控的（也就只能聽天由命）。但是，你總是要～

先盡人事，然後才聽天命！