PMP沒講的是...

PM 沒事不要開會。開會前，自己要先用功！

『會議』一點都不便宜

職場上『會議』氾濫的情況，多半是肇因於對『會議』此種溝通工具的誤解而起。一般人會這麼以為，開會是一種又便宜又便利的做法，吆喝一下，人到了，馬上就可以開會了，很方便。

其實，『會議』的限制很多，有時間限制、空間限制、參與者限制、氣氛、壓力…等，沒有十足的準備、又操作不當時，會議不但不能達到有效溝通的效果，還是一個要付出昂貴代價的溝通工具。

『會議』是昂貴的溝通工具

『會議』是一種溝通工具，且是一種雙向溝通的工具，如果是單向溝通即能達到溝通目的時，就不必召集會議。因為『會議』是一種勞師動眾、勞民傷財的活動。光是訂會議室、協調與會者時間、準備會議資料…等會前工作，就得耗費老半天；開會當天還得相互等候、發放 發放發發放發放會議資料、投入雙向交流...等；會議結束後，還要整理會議記錄。召開會議還不如寄信、貼公告、傳遞文件…等單向溝通方式來得省時有效率。但如果是以單向溝通無法處理的溝通需求時，像是需要獲得對方的回饋、需要達成共識…等，就需要以『會議』這種雙向溝通的方式來進行。

『會議』是如此費工、費時、費成本的昂貴溝通工具。所以，沒事不要開會；一旦要開會，就一定要用功。因為，會議時間很短暫，與會者若未能事先作功課，在無充足時間思考的狀態下，很容易做出錯誤判斷與決定。而一旦在會議上形成了共識決，出了會議室又很難反悔，也就只好硬著頭皮將錯就錯，反而造成未來更多困難。

『會議』要用功、要準備

對於當次會議所要討論的議題，應事先擬訂好，並告知與會人員，以便與會者能事前作準備。召集會議的人，更要特別用功。針對本次的會議議程，自己要先做功課，確認議題、收集資訊、思考方案，然後在會議上做方案的宣傳促銷、在會議上做說服、做協商，而不是等到開會時，才開始收集資訊、想方法、討論方案（不用功）。

會議召集人一定要事先發給與會人員當次會議的議程項目，讓與會人員能有足夠時間事先準備，以便在會議上能提出自己經過思考整理後的意見回饋。而會議主持人與所有與會者，也因為事先作足功課，而得以能對於會議上所獲取的回饋，才較能吸收、較能判斷。因為事先作足功課，會議決策的品質也會較好。

同理，若不屬當次會議議程預定內容者，宜儘量不要在當次會議中做結論，要給自己、也給與會人員有充分思考的時間。

『會議』是個用來說服的工具

一般說來，會議召集人多半是有特定目的需要才召集會議。所以，對於會議來說，要當作是一個用來宣傳推銷或說服人的工具。也就是說，你已事先作足功課、收集資料、做了決定。然後，在會議上，去說服別人接受自己提出的方案，達到你要的溝通目的。但此亦不必過度解釋為強迫他人接受之意，只是讓自己能更明白召開此次會議、做此溝通之目的，並思考如何達成目的之手段。

此外，對於較為複雜或困難的議題，還得在會議進行之前，先與與會者做充分溝通、請教與會者對會議所要討論項目是否有任何異見，以事先進行溝通、化解。常常是這樣的，會議室的空間、氣氛、壓力…等，讓許多議題實難在會議桌上談成，因而必須事先溝通。

『會議』的好觀念

忌把會議當作是一種“群體討論”的工具。會議當然是做討論，但不可讓會議成了無方向、無目的之漫談。要把會議當作是一個“溝通”的工具，而工具要能發揮效用，使用工具的人要懂得如何使用工具。會議主持人應事先想好本次會議所要傳達的資訊（即溝通之定義）、要了解與會人員（資訊接收者）、要事先想好合適的資訊呈現方式、事先想好如何達到有效溝通。

忌把會議當作是一種“資料收集”的工具。會議當然是做資訊收集，但開會之前不可不用功，不可不做資料收集分析，只想靠著會議上的有限時間收集到的資料，就以為資訊已足夠作出好品質的決策，是不正確的。

忌把會議當作一種“作決策＂的工具。會議當然要做結論，但在會議短短的有限時間，以為對一個東西已有充分了解，而任意下決定，亦是不好的。會議忌諱沒結論，但更忌諱爛結論。要把會議當作是一個“說服”的工具，意指要事先想好方案，運用會議去影響與會者，能接受你的提案，朝著你想要的方向進行。

『高績效會議』的基本配備

一場高績效的會議，必須配備二大要點，一是要指派會議主持人，二是要預訂會議議程(Agenda)。會議主持人必須事前做足準備工夫，在會議上才可能有能力掌握會議的進行、能釐清問題、能切中要點、能作出有效判斷、能掌握會議節奏、能控制會議時間、能做有效論述、能做好溝通。而會議議程要預作規劃，並事先發給與會人員，以使與會者能了解參與該次會議之目的、要討論的內容、要預作之準備，有疑惑能事先溝通。身為與會者，要事先作足準備再去參與會議，以共同為一場有效會議來促成，以能成就一場高績效會議。

題外話是～公司裡有許多會議是謂某種配合演出的活動，例如上位者要下位者做資訊呈報的會議、上位者為展現自己權力的會議…等，此類會議不是為了解決問題，也就不必在意會議的效率，而在下位者也就放開心去參與此類會議，並賣力配合演出即可（薪水裡有一大半是支付你參與此類活動的），無妨，不必為此過不去。:)