PMP沒講的是...

『工作不是變魔術』，新書推薦與讀後感

一拿到天下雜誌於6/7上市的新書，看著書名，心裡默默地微笑了-『工作不是變魔術』，這不是我常講的話嗎？在做專案時，每當客戶提出天馬行空的需求，我總是跟客戶說，我們是在做專案，不是變魔術；我是PM，不是魔術師。上PMP課程時，我也總是告訴學員們，我們在做專案管理，『做專案不是變魔術』，專案裡的每項任務都是要花錢、花時間的，所以，在你沒有仔細做過分析之前，不要輕易答應客戶任何的需求變更，卻以為不會影響專案的時程或預算、卻還樂觀地認為專案仍能如期完成，那是錯誤的。

『工作不是變魔術』書中非常直白地指出真實世界裡充斥的不正確之工作謬論，非常直白地揭露出真實世界裡存在的運作浪費，這是本書最棒的地方－簡單直白地講述工作的基本原理！雖然，基本的東西因為它不譁眾，所以較難取寵；但其實，『基本的，才是重要的！』我總是這樣跟學員說，一個人對一個東西的了解，不在於他能賣弄多少最新、最炫的名詞，而是在於他對這個東西的基本知識了解多少；去了解一個東西最根本的道理，懂了根本原理，那如何變化衍生也難不倒你。
 

基本的，才是重要的！

就像本書作者提到，『工作量』與『工時』的差別，就是一個常被忽視的專案時間管理的基本知識。許多PM在做專案時程規劃時，只是把Project軟體拿出來，開始對著軟體做規劃。首先是將所有專案任務清單登錄於軟體上，然後為每一項任務設定一個預估工期、為每一項任務按上預計開始日與預計完成日，接著Project軟體會自動繪製出漂亮的甘特圖（煞有介事），PM再拿著這份甘特圖跟主管或客戶報告專案的期程規劃，日後也拿著這份甘特圖跟專案成員做每週進度的追蹤。

但專案時間管理的觀念或方法，並不是這樣的。做專案任務工期的預估，並不只是單純去”猜測”得出一個工期數字（如此要能準確命中的機率實在太低），而是要去了解該任務工作的本質、工作的實質內容、工作的複雜度（即工作量），然後去思考完成該項任務所需之合適資源，接著去預估的是，這樣的任務資源來完成這樣複雜度的任務需時多久（即工期），最後再按上任務的預計開始日與預計完成日。

不去認真了解任務的複雜度、不去做最適資源的配置，那個任務工期數字就不會是務實可行的，所編製出來的專案時程表也不會是務實可行，整個專案時程規劃就不會是有效的。上述的時間管理知識，是很基本的道理，也是很重要的邏輯。可惜，大多數的PM不去了解基本知識，而只是偏好於背誦、賣弄很唬人的名詞。

謬誤的工作論述

書中作者還提到，『多工作業』造成無謂的浪費。這幾乎也是實務上各組織常見的荒謬。許多主管一心只要求成員要多工作業，以為這樣是使組織人力資源做到最大利用率、使組織能獲取最大的人均產值。而事實是，組織產生了更多的錯誤和浪費。記得，曾有位學員跟我說，他手下的PM平均每人身上要扛六～八個專案，我很驚訝這個數字，我問他，那些專案都能成功（如期如質如預算）嗎？他說，不能。我再問，那不必調整嗎？他停頓了一會兒，淡淡地說，應該要。

『多工作業』，其實很蠢！人是可以多工，但不是把人切斷。因為，人在進入一項任務，開始執行任務前，會需要花費一段時間去思考與熟悉該工作的邏輯，一段時間之後，才能開始發揮真正的產值。而不當的多工安排，把一個人的工時與思緒切得零零碎碎，每當他剛要熟悉某項任務的邏輯、正要發揮效果、產出工作績效時，又迫使他去兼顧別的任務。下次再回到這項任務時，這個循環又得再來一次，就這樣組織製造了許多看不見的無謂浪費。

又如，書中作者提到『供需問題』。必須去了解供給、了解需求，才能做好安排規劃。去承諾一個不切實際的專案期限、不可能辦到的任務，這本身就是PM的一個重大責失。記得有位學員說，在他們公司裡是『做愈多、死愈快』。我問他，為什麼會有這個論點，他說他們公司去年年底績效考核的結果是，四個部門中有三位主管晉升了，獨缺另一位主管，而那位正是身上背有最多專案的主管。於是，同事間開始流傳這個說法：『多做多錯、少做少錯』。而事實的真正邏輯是，做為一位負責任的專業人員，答應的任務就要達成，無法達成的就不應隨便承諾。工作績效不在於接下的任務有多少（苦勞），而是你達成的任務有多少（功勞）。

事實更進一步的其本道理是，任何事物都是『有限制的』！資源有限、時間有限、體力有限…。一個人，再怎麼努力，也只有一個頭、二隻手；一個人，再怎麼拼命，一天也只有24小時。你能做多少事，不會是沒有上限的。要去了解所接下任務的需求、了解所能供給之資源的限制，才可能務實地達成任務。

還有更多的錯誤工作論述，在此書中作者都做了一一說明、實例列舉。

改變錯誤的工作觀

如果你或你的組織也有以上困擾，閱讀本書，它提出許多簡單的邏輯，正切合你的現況，它還提出了簡單且務實可行的解決方法。方法是簡單的，但不因其簡單而無價值，相反地，正是因為簡單而有極高實用價值。

書中直述組織中許多營運上未被揭露的無謂浪費，而這些浪費正慢慢地侵蝕你個人的工作績效，以及組織的營運利潤。像是書中提出的組織七大潛浪費與造成浪費的五大因素，包括漠視供需平衡、多工作業、超時加班、做了再說、拼命救火、便宜行事…等，著實讓人省思這些真實存在的錯誤工作觀。

作者也提出七種有效的解決方法，像是如何說No、了解組織現況、評估需求、評估供給、排定優先順序、忍痛下手、進行專案規劃、追蹤專案並做相關報告、儘速完成所有工作…等，並提出了評估專案成功可能性的十個步驟（PSI成功可能性指標），像是專案目標是否明確定義、是否列出詳細工作清單、是否有專責人員、是否有足夠資源、是否有預留準備或應變措施、是否做了風險評估、管理風格是否因人而異、是否持續追蹤、每週進度報告有實質意義嗎…等。

作者於書中提到許多看似簡單、但其實重要的基本名詞意涵，還提供了許多實用的管理工具表單，藉由圖表工具的應用說明，讓讀者能更為了解其所闡述的基本道理。這些知識或工具，不炫技、不唬人，很基本，但很重要，是一位PM必須擁有的基本知識。

成為有績效的工作者

在創新PMP課程中，我不斷教導並宣揚正確的PM實務觀念，像是時間是很寶貴的資源、能早點做就要早點做、不必要的流程報表不要做（不必捨不得）、PM要花時間在『人』的身上、凡事預作準備、做好風險管理…..等，在書中都能得到更進一步的細緻解析。

同樣一本書，每個人讀後會有不同領悟，這與個人的背景與過去的經歷有關。如果您是PMO主管或專案經理，推薦您閱讀本書『工作不是變魔術』，它解開許多組織管理上的迷思，該去大膽思考改變現況；如果您是剛踏入專案管理領域或有心提升專案管理能力的從業者，在上完了課、考完了PMP後，建議您細細咀嚼本書『工作不是變魔術』，持續進修，您會對專案管理功能又有一番新體悟，在不久的未來，你會成為一位很優秀的專案經理。