PMP沒講的是...

預期的業務成長，得有等量的人力資源來支應才能達成。面對組織日益增加的專案數量，不論是內部專案或委外專案，也需要有更多的PM來應付。而不同的PM，因其管理手法的差異，往往能導致專案不同的後果（同樣的專案交由不同的PM來處理，卻能有不同的結局）。大量的專案能否為組織帶來更多的效益、更大的成功，亦或是帶來更多的災難、更大的失敗，專案經理立於舉足輕重的關鍵位置。　　

『制度』是使之具有一致水準的保證！　　　

為使個別產出無差異，追本溯源，那就要使產出之過程（流程）無差異。也就是說，建立一套共同的程序，藉由這套程序（稱之為『制度』），使產出之水平亦能無差異（或較小的差異）。建立『制度』，能降低因個別PM之差異，帶給專案的負面影響；建立『制度』，能使好的專案管理方法，形成最佳範例，並複製於其他專案。

組織有了一套專案管理制度，那麼，不論是由哪位PM來負責專案，專案在一定的程序下進行，也就較能有穩定的產出水準。在『制度』的引導下，每位PM對於其所負責的專案，都懂得要發展一份專案章程，以取得與專案發起人之間的初步共識；都會為專案做規劃，在充分的思考與準備下，才開始投入組織資源，更能創造出績效；而專案規劃的內容都會包含有專案範疇的定義、工作項目的拆解、專案網圖的繪製、為專案做最有效率的排程、進行EVM績效審查….等等。成功的專案產出，總是取決於一連串成功的專案管理程序。

藉由一套專案管理制度的引導，以確保不論是由哪位PM來管理專案，專案都能有較為一致的水準表現，這就是一種專案品質保證。『制度』為組織所有專案提供了一定水準的保證！

　　

問題的解決，總從”辨識問題”開始！　　

但，可別硬套某個知名方法論，那只是雪上加霜。

請先清楚定義建立制度的目的與目標，或請先清楚辨識目前組織專案的問題（是低品質、或無效率、或士氣低….等等）。要先知道了問題，然後才是找方法。別在還不清楚問題的情況下硬套方法，這行不通。

藉由一群人的集思廣益後，總能找到解決問題的方法。而人的改變總是需要時間、需要適應，要一步步來，不要急促。把握原則－”簡單”多半是正確的。建立一套有共同目的之流程的串連，成就了一個組織的制度，久而久之，能進化成深入組織人心的文化。　

　　　

“人”從理解到接受，然後能創造！

要提醒的是，建立制度的人，其本身愈明瞭專案管理的要義，愈能建立出務實可行的制度，而不會只是努力於訂定一堆流程表單。而操作制度的人，愈是理解專案管理的要義，也就愈能接受制度作法，能明白為什麼要這麼做、要如何做。在這樣的相互配合下，『制度』便能務實、也才能落實。

上課時，曾有位學員分享著自己對於『制度』的感受。在他所任職的公司已建立有一套專案管理制度，但過去的他，並不瞭解專案管理時，服從制度卻總讓他有被強迫的感覺（敷衍、虛應）。尤其是當工作一忙起來時，有些會議就不想參加，有些規定就不想遵循，總覺得一切只是為了制度而制度，但對於專案是沒有一點實質幫助的。

但上了課後，她理解了專案管理的要領。再回到職場上，她瞭解了這些會議對專案是重要的、這些程序表單是如何輔助專案的最終成功…等。對於公司的這套專案管理制度，她有了不同的觀點….她接受了！

是的！就是給予”訓練”（洗腦?）。給予成員必要的訓練，讓成員有觀念，一旦他們理解了，就更能運用，然後他們會創造。

過去我曾在組織裡試著建立制度，儘管，我是深入瞭解專案同仁在執行專案時所遭遇的困境，而思索出一套較好的作法，並提供好用的專案管理工具。但，對於同仁來說，在他們只知其一，但不知其二時，他其實是不認同的（因為不理解），他只會感到自己的被勉強，制度的運作也就失敗了。

那次的經驗，我學到寶貴的一課：欲建立制度，要先做訓練！