前兩篇文章在探討資料備份與異地備份的正確習慣與確切的對象，本文主旨則是說明當資料備份持續進行一段不算短的歲月後，面對那些拉拉雜雜的備份檔，怎麼管理才是最恰當的做法。
一、先區分檔案性質
根據筆者經驗可概略分為三種：
性質1：生命週期極短的文件檔或照片檔
例如編寫一篇部落格文，內容是去某家美食店的食記，有圖有文有真相，完成後幾乎不會再去修改（除非PO文後發現錯字），上傳到網路後形同有一個異地備份檔。
性質2：編修需持續一段時間的文件檔
例如排版一份研究論文，在付印之前需不停修改，有時想到某篇要改回某版本的某些內容時，之前所做各種不同階段的備份檔就可以派上用場。
性質3：長期累積資料的檔案
常見於市售或客制化，各種不同規模的ERP系統產生的備份檔，每個備份檔都包含了前一個備份檔的所有內容，檔案大小會逐日增加。
二、依據不同性質做資料備份與異地備份
性質1：在完成後即可將它們放入專門管理備份的資料夾裡，定期做異地備份。
性質2：付印前將不同階段的檔案放入備份專用的資料夾裡，付印後立即做一次異地備份，若遇編修時間過長，擔心電腦會有狀況，在編修中途亦可做幾次異地備份。
性質3：每半年進行一次備份清理，例如現在是七月，建議可將去年的備份檔留最後一個時間點的備份檔，其餘全部刪除，到十二月時，即可將上半年的備份檔做清理，留下每個月最後一個備份檔即可。
除了定期清理備份檔之外，性質3的檔案尚需進行「資料回存」來驗證備份檔的可用性。
一般而言，「資料回存」是在迫不得已的情況下才會進行的動作，它是將某個時間點的資料透過系統回存機制，完全覆蓋掉當下所有的資料，就像在「資料備份的真正目標」一文裡提到的作業系統還原點的原理是相同的，有興趣的人可以參閱文末延伸閱讀連結。
但為了確保資料備份檔的可用性，筆者建議在準備做資料回存測試的前一天，先做一次資料備份，到預計執行回存作業的當天，先統計系統內所有單據數量後再做一次資料備份，並立即用此份檔案做「資料回存」。完成後重新登入系統，並再做一次單據的數量統計，與回存前的單據數量做比對，若完全一致，即代表此份備份檔，具有可用性，亦即百分百的正確與完整，將來真需要用它做回存以恢復階段性資料時，就不用擔心會面臨回存不了窘境。
以上就是資料備份的管理，接下來就是資料備份的最後一個階段：「資料封存」。用過電子信箱的使用者應該都有看過收件夾的上方工具列裡有一個「封存」的選項，這是讓使用者在確認某些郵件不會再進行查看，但需要留存，卻又不想讓它們存於郵件空間時，即可進行封存。
資料備份的檔案亦是相同，有些資料需要做長期保存，但又不想讓它占用平時備份的隨身裝置或其他硬碟空間時，就可進行封存動作。
資料封存可選擇用燒錄到光碟方式，分批分類的進行，或是移至閒置的儲存裝置裡，然後再歸檔到專屬的位置，當某一天需要參考資料時，就可以利用這些已經安靜被封存的資料來做查閱的動作囉！
作者：杜元熏
延伸閱讀1：資料備份的真正目標
延伸閱讀2：淺談資料備份與異地備份的正確習慣
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