經常聽到客戶諮詢評估ERP系統時多半是已有正在使用的軟體，但因種種原因想更換。然而更換系統歷經的陣痛期最短約莫一個月，長則可能達一年或更久，既然如此為何還是有客戶甘冒此風險呢？根據筆者在這產業工作十多年的經驗，整理出以下四大原因：
一、原系統功能不足
近期有一位客戶的MIS述說公司平均每兩年要換一套ERP系統（歷經三套，現正尋覓第四套），我打趣的回他應該是使用者都喜新厭舊…其實是使用者在操作新系統一段時間後反應功能不足，常需藉用WORD、EXCEL製作文件來輔助作業，會發生這種情況常見於最初評估系統著眼點有誤。
另一種情況是因公司經營方針、未來發展規劃而導致原系統設計不敷使用，需增加功能及報表，但價格不斐，或是需進行異質系統整合時，原廠商卻沒有能力承接客製修改。
二、原ERP廠商問題
最常聽到的就是廠商服務態度不佳。每次筆者聽到這個原因時，心裡都會想像對方到底傷你多重，才讓你忍痛提分手？再者是廠商上演失聯戲碼，後續找不到人服務。
三、原系統無法更新（升級）
系統已數十年未更新，廠商無提供資料轉檔服務至新版軟體，或是系統更新費用等於重買一套的價格，不如花時間評估其他軟體。
四、原廠商服務收費問題
常覺得問個小問題都要簽立維護合約才提供服務，或是軟體是賣斷方式，但後續收費項目一大堆，永遠有付不完的感覺。
※針對上述四大原因，提供參考建議：
一、
1. 因沒有確實了解系統提供的功能，導致因所屬產業別不同，遇到問題及系統功能的適用性也會不同，故在評估時間充裕時，實際安裝軟體試用是一種很好的方式，但 若是在投入人力與時間建檔、努力學會操作後，結果卻不是公司需要的，豈不是徒勞無功？因此尚有另一種快速且節省成本的方法，那就是請系統業務依據公司實際 作業流程操作系統並提供相關報表，使用者只需確認操作流程是否簡便與順暢、報表數據是否正確及適用即可。
2. 有些公司初期評估時，各部門使用上都沒問題，但開始資料串接、拋轉或統計、合併運用時卻有狀況。例如：「A：我確實都把資料輸入系統裡」、「B：A的資料拋 過來還要修改才能用」、「C：B未確實更新資料，導致客戶交期延誤」、「F：財務帳都結了，怎麼還要修改業務單據」…這些情況代表只解決了各部門表面問題， 導致ERP系統淪為使用者「輸入」資料用的工具而已。每個公司的作業流程不同，為避免這種情況，評估系統時一定要有統籌了解各部門流程的負責人，並具備足夠 的能力及權力來做各部門、單位的溝通整合。
3. 面對價格問題很難理性看待，但若是客製化帶來的長遠經濟效益（節省人力、降低錯誤…等）是高於修改價格時，即可接受廠商報價，或是使用廠商提供現成的外掛 程式包來補充功能（例：電子發票系統）。若無法接受客製化價格也沒有其他選擇時，就得評估另一家廠商的系統並進行兩套資料庫整合。（例：進銷存系統用A 商，電子發票用B廠商，另外再談兩套系統資料串接）。當然如果不想使用多套系統，擔心日後維護不易與資料拋轉可能發生狀況，這樣就只能花時間再重新評估一 套較適合的系統。
二、
1. 「我不是不付錢，但是服務人員口氣很差」、「我都還沒開口，廠商就要我先簽約才能服務」、「我覺得這是軟體BUG，廠商說是使用者操作問題」、「我覺得這 是軟體問題，廠商說是硬體的關係」，這些是使用者常有的心聲，當雙方堅持己見時，負面情緒愈高漲。建議退一步換個方式來談，例如：雙方先約定好，請廠商 先提供服務或解決方案，若最後證明廠商對的，就請依約付費，若不是，則由廠商免費服務。另一種選項是與一家同時有服務軟、硬體的廠商合作。
2. 選ERP廠商有點像在選保險，要找到永續經營的廠商方能確保後續的服務。建議可從廠商規模、資歷、經驗來評估。例如從廠商的官網內容或網路上的評價做參考， 此廠商是否會因應時事、法令、趨勢潮流推陳出新。其所開發的新功能、新技術也可判斷是否具備永續經營的能力。例如：系統輔助企業開立電子發票及上傳；手機 APP整合資料庫隨時即時查詢客戶報價、庫存量；上班出勤手機線上打卡（請假）……
三、
同一家廠商應該都會提供資料轉檔服務，有些提供合約內可免費更新，或是酌收更版費用。誠心建議跟著廠商進度來更新才有保障，若使用版本與廠商現行版本落差太大，費用只會愈高。但請不要等到完全不支援了才想要更版。更版的好處，除了可支援新的作業系統、軟體程式BUG處理、增加新功能，還可整合新技術（大部份廠商都是將新功能加在新版本上）。因身處在資訊爆炸的世界裡，ERP軟體也有生命週期，使用者千萬不要有一次付費，萬年堪用的觀念。
四、
一般來說，軟體廠商不會在一接到電話開頭就說要收費，大部份還是會先判斷問題點再決定如何處理，若需要收費會事先告知，再由客戶判斷是否接受該項服務。但若詢問的頻率過高，使用者付費是合理的，畢竟這也是廠商服務的成本。
再者評估導入ERP系統時就應先了解廠商於保固期內、外的收費方式、標準及服務內容。若擔心後續有爭議，可請廠商將項目載明於合約書中。例如：顧問費、上線輔導費、維護合約費用、更版（升級費）、遠端連線、到場費用…等。
購買ERP系統時，建議將每年的維護合約列在常態預算編列中，若公司無此制度，至少讓主管（老闆）知道收費方式，切勿等到問題出現，主管質疑為何要增加費用或嫌貴而不想付錢，使用者只能苦往肚裡吞，久而久之，系統狀況累績越多，小則單據砍掉重打，大則報表過帳有問題，使用者只能陷入將資料轉出EXCEL再自行統計的冏境。最後使用者開始走回頭路，甚至放棄使用，那麼就失去當初導入系統的用意。
不論是第一次評估或是想更換ERP系統，能找到一間服務不錯、溝通順暢、價格也能接受的廠商是一大重點，然而公司內部的因素也是關鍵，如：公司預算、老闆的支持、人員配合度…等。期望大家都能克服目前問題，順利導入ERP並成功上線。
作者：吳佳穎
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