企業管理e化經驗談

剎那間，有些錯愕了，心想，退貨的8個不是應該在你們的倉庫中嗎？

同事還打趣的說：「妳應該跟他說，不是我拿的­！」雖是一句玩笑話，卻也突顯了使用ERP一直存在的問題，ERP系統融入公司的作業流程了嗎？還是系統歸系統，實際作業流程仍然沒有改變？

那客戶要如何將ERP系統導入公司的作業流程呢？以一般中小企業都會有的進出貨流程來舉例：

首先，在系統上線前，必須先作庫存盤點，將倉庫中各品項的庫存數量確實清點，再將準確的倉庫數量新增至系統的庫存開帳作業中，確保倉庫的庫存數量和系統的期初數量是相同的。產品在倉庫中放置的位置，要有固定地點，不要變來變去、隨意置放；並在系統中，紀錄該產品在倉庫中儲位，方便人員依據系統儲位入庫取貨及擺放。

其次，每一次的進貨都要完整登打至進貨作業，並且確認實際入庫的數量和系統登打的數量是一致的，並再次確認擺放的位置是否正確；為避免輸入的品項與數量不一致，可輔以產品條碼掃描，要減少人為的疏失。

若產品的有效期限為必要的控管項目，在進貨時可以用批號或序號的方式來記錄庫存的先後順序，做到先進先出的管控方式，以免產品過了有效期，還存放倉庫。

此外，商品出貨時也要如實登錄系統，不管是正式出貨的商品或是不收費的贈品，都要紀錄在系統的出貨單據上，倉管人員必須按照單據上的數量執行出貨；如有修改出貨數量或商品的狀況時，要通知登打單據的人員，修改後再重新執行出貨的動作。

倉管人員只能依據系統列印的出貨單據執行出貨，任何人員以WORD列印單據、手寫文件要求出貨時，都必須拒絕執行，以免辛苦盤點、入庫的數量，因為出貨控管不良，而失去準確性。

切記，如果進貨時採用了批號或序號的管理，執行出貨時也要依批號或序號的方式出貨，做好出貨的數量和序、批號的數量的互相勾稽，

最後，若商品有借出、借入、寄出庫的狀況，也要詳實紀錄在系統中，確實掌握產品的正確流向。

以上的工作建議，若能夠按步就班的完成，就不會發生系統和實際狀況不符合的情形了；系統是一個輔助管理的工具，如何讓系統發揮最大的效用，才是購買、導入系統的最大的目。

作者：曾錦虹