客服處理Email佇列流程

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  • CRM
  • 2016-03-29

我們先創建統一的問題信箱,再把信箱的信自動匯入到Queue中,之後客服人員只要Queue中取出Convert成Case就可以開始處理了。

 

 信箱

首先要先訂閱 Office 365 Enterprise E3

然後再創建一個客服帳號

click【Type password】打上密碼

取消【Make this person change their password then next time they sign in.】

只要打勾【Office 365 Enterprise E3】

登入另一個帳號,設定時區之後你會進到outlook,這樣信箱就拿到手了

Queue

請先回到 admin 的帳號

路徑 Settings > Service Management > Queues

click【+ New】進入到新增畫面

【Incoming Email】客服的信箱

click【Save】

click 系統自動建 Queue 的 Mailbox

【Server Profile】Microsoft Exchange Online

【Incomming Email】Server-Side Synchronization or Email Router

【Outgoing Email】Server-Side Synchronization or Email Router

click【Approve Email】記得要不然信會寄不出去

click【Save】

畢竟信是寄到 Exchange 上的,這些設定就會幫你把信同步到Queue來

【Email Address】客服的信箱位址

【Regarding】關注的Queue

寄信給客服信箱

or

click 【Test & Enable Mailbox】

先檢查你的信箱會收到信,等一小段時間後系統會把信弄進你的 Queue

路徑 Services > Queues All Items

記得要選對【Queue】的名字

進入一個 Queue Item,直接轉換成 Case

【Change the task  status to Completed and close the form】轉換後會把這個 Queue Item 的狀態改成 Completed 必且關閉視窗

成功轉成的Case