[嘀咕]如何做好簡報

[嘀咕]如何做好簡報

我記得已經有很多人問過我怎麼做好簡報,什麼樣的簡報做出來會讓人真的覺得你有用心?什麼樣的簡報真的可以讓聽眾獲得他們想獲得的資訊?我的回覆只有兩個字:『用心』。這個說法很空泛,所以我這篇便提一下什麼叫用心。(本篇不提台風、紀錄、做PPT等簡報技巧,專注在其他方面。)

首先我們要先了解做一份簡報最基礎的應該要知道哪些東西?
1.報告主題:一份簡報一定有主題,沒有主題根本無從準備起。
2.報告緣由:為什麼要準備這份簡報?目的是做研究、市調、競爭者分析還是趨勢分析了?掌握緣由才有辦法準備出一份好的簡報。
3.範圍:若要做市場分析,那是要做全球性調查、亞洲區調查還是台灣本土就好了?要做技術研究,是要講技術細節還是只要談應用就好,這些都要先釐清。
4.參與對象:參與的對象是技術人員、服務人員、中階主管、高階主管或者一般的使用者,不同的對象應該有不同的簡報內容與方式。

很多時候,我們發現簡報的內容有問題,大多是因為報告者只知道報告主題,但對緣由、範圍、對象所知不足,講了老半天,聽眾還是無法融入他講的議題內。

舉例來說:今天若要開發一套Web系統,所以要調查每個瀏覽器的市佔狀況,今天簡報內容提到全世界的瀏覽器狀況是以IE為最大宗,但其實今天我們的系統只會用在歐洲,在歐洲IE與FF市佔率幾乎沒有太大的差別,沒有掌握好報告的範圍,這次的報告內容就完全失去參考價值了。

再舉一個例子,如果今天要介紹系統架構與特色,一份簡報中可能會有架構/技術性的細節內容與功能面的應用,若我們不管對象是誰都以同一份稿來說,那聽眾多少會感到意興闌珊,因為我如果是業務人員,我聽那麼多技術細節幹嘛?我想聽的是產品有什麼賣點阿;如果我是技術人員,我可能就想多聽聽跟技術細節有關的內容,你多說一點正合我意。因此針對不同的對象,我們應該要有不同的說稿,若非得將業務人員與技術人員放在同一個簡報會議中,那講者本身就必須要能同時掌控到這兩種人的狀況。

我個人認為,有些人的簡報很有說服力,因為他確實掌握了主題、緣由、範圍與對象,讓聽眾獲得了他想獲得的資訊,搭配本身所擁有的口才與知識,一份美好的簡報就這樣產生了,若大家想要做好簡報,又沒有足夠的口才或者經驗,那就私底下多練習幾次,看看自己能否說服自己,或請其他人給自己一些建議吧,Practice makes perfect,多練習絕對沒有錯。

『一份稿講十次都一樣,是功夫;一份稿講十次都不一樣,也是功夫。』

游舒帆 (gipi)

探索原力Co-founder,曾任TutorABC協理與鼎新電腦總監,並曾獲選兩屆微軟最有價值專家 ( MVP ),離開職場後創辦探索原力,致力於協助青少年培養面對未來的能力。認為教育與組織育才其實息息相關,都是在為未來儲備能量,2018年起成立為期一年的專題課程《職涯躍升的關鍵24堂課》,為培養台灣未來的領袖而努力。