[Office]Excel 2010的Data Validation(欄位資料驗證)
換來寫一篇Excel 2010的功能吧，本篇要介紹的是Excel中內建的格式檢查功能Data Validation，這個功能有什麼好處呢？如果你公司內沒有其他表單系統可隨時依你的需求做表單建立，那Excel通常會是我們收集資訊的好幫手，但用了Excel後，我們又很擔心回收回來的資料被亂打，日期的格式不一，該填數值的欄位卻被打入文字，諸如此類的問題確實讓MIS人員感到不勘其擾，還好Excel有提供了很簡易的使用介面，讓你不需具備程式的底子也可以輕鬆應用Excel做出自己所要的表單。
我們先透過File-->New的功能，找一個Template來試試，我選了一張Travel advance request表單： 
我們看到這張表單上半部有幾個應該要做格式檢查的欄位，包含日期、電話等： 
下半部呢則是一些金額欄位： 
好了，我們就來看看我們如何使用Data Validation功能吧，先點選到工具列的Data，然後找到Robbin中的Data Validation，如下圖： 
我們看看Data Validation設定視窗有哪些功能： 
Settings頁籤主要包含要檢查的格式、範圍區間、條件設定與兩個便利性設定，以下方的設定結果，該欄位就會進行日期檢查，並將日期範圍限定在2000/1/1-2012/1/1之間： 
第二個頁籤Input Message很簡單，可直接看下方的效果： 
效果如下： 
第三個頁籤Error Alert，功能上很接近第二個頁籤，這部分是當格式驗證失敗時，要跳出的訊息內容，訊息得等級分成三類：Stop代表驗證不通過就不能繼續、Warning代表驗證不過會提示，可以選擇是否忽略、Information則為單純的alert功能： 
Stop效果如下： 
Warning效果： 
Information效果： 
最後一個頁籤是IME Mode，如果你的電腦有裝很多種語言包的話，應該會出現一大堆可以選擇，但我電腦中只裝了簡、繁、英，所以只有出現三個可供選擇，而這邊若你沒有打算限定任何的輸入法，那可略過不看： 
以上是關於Data Validation的說明，給大家參考參考囉。
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游舒帆 (gipi) 探索原力Co-founder，曾任TutorABC協理與鼎新電腦總監，並曾獲選兩屆微軟最有價值專家 ( MVP )，離開職場後創辦探索原力，致力於協助青少年培養面對未來的能力。認為教育與組織育才其實息息相關，都是在為未來儲備能量，2018年起成立為期一年的專題課程《職涯躍升的關鍵24堂課》，為培養台灣未來的領袖而努力。 |
