[專案管理]在專案kick-off之前,專案經理要務

專案在正式啟動之前,往往會召開一場專案啟動會議(Kick-off meeting),這場啟動會議的目的有以下幾個:
1.邀請專案的利害關係人(Stakeholder)參與,包含Sponsor、專案成員、客戶代表、需求提供者等人參與說明專案的目的、範疇、限制
2.說明專案主要的里程碑
3.介紹專案中的成員(包含主要Stakeholder),並說明每個人擔任的角色
4.說明專案執行計畫書(PEP)中的內容
5.Buy-in專案成員
啟動會議要執行的工作很多,相對的前置工作也不會太過輕鬆的,以下我們以一個案例來說明究竟在專案啟動之前,專案經理有哪些重要的工作該進行吧。

(以下文章內容亦刊載於專案經理雜誌。)

專案在正式啟動之前,往往會召開一場專案啟動會議(Kick-off meeting),這場啟動會議的目的有以下幾個:

  • 邀請專案的利害關係人(Stakeholder)參與,包含Sponsor、專案成員、客戶代表、需求提供者等人參與說明專案的目的、範疇、限制
  • 說明專案主要的里程碑
  • 介紹專案中的成員(包含主要Stakeholder),並說明每個人擔任的角色
  • 說明專案執行計畫書(PEP)中的內容
  • Buy-in專案成員

啟動會議要執行的工作很多,相對的前置工作也不會太過輕鬆的,以下我們以一個案例來說明究竟在專案啟動之前,專案經理有哪些重要的工作該進行吧。

突如其來的任務指派
你是一家上市公司的產品部主管,一日接到老闆的指令,要他擔任某個專案的專案經理,小陳在沒有任何心理準備與選擇的情況下就接下了這項任務,如果你是個久經職場歷練的老江湖,你應該多少也嗅到一些不尋常的氣味:

「這是個什麼樣的專案?」
「為什麼會叫我來做?」
「老闆怎麼都沒有事先告知我呢?」

就在你腦袋裡面有一堆問題打轉時,老闆已經拍拍你的肩膀跟你說:「小陳,就這麼決定了,這個專案除了你沒有人可以擔負。」,就在你仍驚魂未定之時,老闆又補充了一句:「這個專案研發部、行銷部、業務部都會參與,你要好好協調才行,這樣吧,下個禮拜你召開會議請大家過來,我一次把專案的目標說明一下吧。」,這時你除了回答「好的」大概一時之間也想不到該做些什麼了,就等待會議時老闆的指示吧。

如果你是這樣想的,那你就大錯特錯了,本篇就要談談在專案啟動前,身為專案經理的你該先做些什麼樣的功課。

Step1.釐清需求、資源、關係人
在你靜下心來思考後,你應該會開始發現有先不安,你對這個一個專案一無所知,到底會碰到什麼樣的困難,會遇到什麼樣的衝擊你都不確定,而最好的解決方法就是去詢問指派你當專案經理的那個人,在這個案例中就是你的老闆,而要詢問些什麼呢?會包含以下幾項,需求,包含專案目標、範圍、時間、成本與品質的要求,資源,有哪些資源可供運用,包含人力、軟硬體等,關係人,哪些人將參與,他們扮演的角色為何?

或許你的老闆也無法清楚的跟你說明每個細節,但你最少可以搞清楚為什麼這個專案會指派你當專案經理,而這個專案又是因何而起,你也能初步的掌握這個專案。

Step2.取得正式的授權
熟悉PMP的朋友應該還記得,在專案的起始階段,會透過專案章程(Project Charter)這份正式的文件宣告專案經理的權責,回到前頭,老闆雖當面告訴你這個專案的負責人就是你,但這並不具備完整的效力,所謂的正式授權是必須在一個正式的場合,當著利害關係人的面宣告才算。

如果你在跟老闆釐清需求時,你已經發現這個專案並不簡單,因為涉及多個單位間的協作時,你應該思考你要擁有什麼樣的權力才能確保專案能順利的被完成,所以不要客氣,你應該盡你所能的跟老闆提出要求,你可以跟老闆說:「老闆沒有問題,但我希望這段時間專案成員的工作都由我指派,已確保專案能順利完成」、「如果可以,我希望專案成員可以在同一個地方辦公」、「且為了對這些成員有更好的激勵與管制效果,我希望專案成員這一次的績效考核由我來評定」,你可能會覺得講第一句話就很超過了,哪裡還敢講第二句跟第三句?但這時候你要想想一個月後的你會如何淒慘,那我想你應該會知道該怎麼做。

提出這些需求後,即變老闆認同了,你還是要記得一點,一定要提醒他在的下週的會議中當面跟大家佈達,這才會讓大家清楚你這個專案經理究竟擁有什麼樣的權責。

Step3.與關鍵利害關係人先溝通
利害關係人的管理並非專案開始後才進行,當專案項目被確立後,專案經理已經可以開始動作了,而前期你該鎖定的不是全部的關係人,而是那些關鍵的利害關係人(key man),因為正式授權是一回事,但關係人們是否大力配合則是另一回事了,如果你希望專案能順利進行,打點好這些key man是絕對必要的。

就這個專案來說,可能的利害關係人其實很顯著,就是業務部、行銷部、研發部的主管,因為人都在他們手下,跨部門的合作,部門主管一旦不配合就很可能導致失敗,所以先打點好這些人是必要的,但當他們跟你一樣一無所知時貿然去找對方也是很怪的一件事,這時建議你可以請你老闆先知會一下對方,讓對方有心理準備你在過去拜訪就不會顯得太突兀。

而所謂的打好關係要做的又是什麼呢?主要有以下幾個方向:

  • 溝通專案的內容
  • 了解對方在意的點,希望的作法為何
  • 聽聽對方對專案的建議與看法
  • 讓對方知道你很重視他,需要他的幫忙與配合

 

Step4.準備專案執行計畫(PEP)
來自不同團隊的成員們,大多擁有不同的日常作業與習慣,例如談到專案控管,有些單位用Project,有些用Excel,有些甚至沒什麼在控管;對於工作進度的回報,有些用工具,有些用口頭;又或者對於文件的管理,有些會放到VSS上,有些放到SVN,也有些直接放網芳,但今天你是組成一個專案團隊,如果專案成員交上來的專案進度有各種格式,或者大家檔案都依自己習慣去擺放,身為專案經理的你光是彙整這些東西就讓你一個頭兩個大了,所以你應該在早期就把第一版專案執行計畫完成,明確的告知專案成員們我們該如何進行我們的工作,用什麼工具、文件格式、進度控管方式等等,讓不同部門的成員能有相同的標準。

召開專案啟動會議
經過以上幾個步驟,你已經清楚的釐清了專案目標,也取得了老闆的授權,打點好關鍵利害關係人,也將專案執行計畫給完成了,接下來你就可以準備召開專案啟動會議了。

游舒帆 (gipi)

探索原力Co-founder,曾任TutorABC協理與鼎新電腦總監,並曾獲選兩屆微軟最有價值專家 ( MVP ),離開職場後創辦探索原力,致力於協助青少年培養面對未來的能力。認為教育與組織育才其實息息相關,都是在為未來儲備能量,2018年起成立為期一年的專題課程《職涯躍升的關鍵24堂課》,為培養台灣未來的領袖而努力。