gipi的學習筆記-經營管理、數據思考、終身學習

先前我曾說過專案管理過程中最重要的就是對變更的管理，相關的概念我在這篇文章中有提到：[專案管理]專案管理管什麼？管變更

變更是一定會發生的，沒有做好變更管理，不懂得何謂重規劃(re-plan)那你專案失敗的機率肯定高達九成，但今天我們不談變更管理，今天要談的是專案規劃時常犯的小錯誤，但這些小錯誤可能會大大的影響你的專案推進，一樣不可不謹慎。

因為工作量小或簡單而沒排入專案計畫
有些工作項因為工作量小，例如10分鐘或半小時即可完成，在專案整體的佔比很小，甚至跟其他工作項比起來都微不足道，這種工作很容易被認為「有人會記得處理」，或者「併入某個工作項中執行」就好，但因為專案工作中沒有描述這個小工作，也沒有明確的分配該由誰來進行這個工作，因此時被忽略，到了專案進行時才發現有問題，發現的早的會儘快找人來處理，發現的晚的可能是在問題出現後才來補救，這時重工的成本就很高了。

因此建議，不論是多小項的工作，若是必須被執行的，那請掛入適當的工作包當中，如此你的專案計畫才是一個完整的規劃。

錯估資源的可用性
當專案需要引用外部資源(含跨部門人力、非專案所屬的資產)時，但你在沒有明確的booking下那個資源前就先撰寫了專案計畫，或者在寫下專案計畫後沒有儘快的去確認該資源的可用性，而是等時間快到時才去booking，那你此時就必須要承擔很大的風險性。最常見的狀況是專案中有個特殊的工作需要專業從業人員來進行，例如合約審查、撰寫財務報告、專利審查等，但這些人在公司中通常有許多例行的任務要處理，若你沒有提早booking他們的時間，到時可能沒有人會理會你；對於資產部分，你可能會需要一個多功能的視訊會議室用來對sponsor的里程碑報告，而這樣的會議室全公司只有一間，你沒有儘快booking下來很容易就被其他人優先搶走了，你的里程碑報告也肯定被迫延期了。如果這個工作剛好在要徑或者要徑的交會點上，那你肯定一個頭兩個大了。

針對這點我有兩個建議：
1.只要涉及專案進行的資源，可以儘快確認下來就儘快
2.如果這個外部資源的使用沒有前置任務的關係，也就是不用等其他任務完成才能進行的，那就儘快處理，以免發生任何變故

以工作量來規劃專案而未考慮工期
專案的工作項是一項接著一項，但工作項與工作項之間可能會有等候時間，舉例來說蓋房子灌水泥的時間可能是2天，但如果要繼續進行工程則必須要等水泥凝固了才能進行，而水泥一般可能需要5天左右才會凝固，如果剛好碰到下雨，可能還要多等2天，這時灌水泥這個工作項的工期應該是7天，但工作量是2天，而緊接著的工作項應該是在7天後展開，而不是在2天後，但許多人在規劃專案時往往因為經驗不足而忽略了這件事情。

針對這點我的建議很簡單，專案經理應該對每項工作的特性有更多的了解，清楚的分辨工作量與工期間的差異性，如此才能規劃出一個合理的專案計畫。

沒有考慮相依關係
所謂相依關係就是先做A再做B，如果這個先後順序是需要被強制規範的，那叫強制相依，如果是基於經驗法則認為先做A比較好的，那稱為偏好相依。專案的許多工作原則上都具有不同程度的相依性(多數可能是偏好相依)，也因此我們才能順利的排出我們的專案計畫，決定哪些東西優先被執行，哪些是安排在專案的末期進行，但我們也很常看到那些經驗比較不足的PM對工作相依性的觀念不足，因此時常做到一半才發現順序不對，才趕緊把工作往前挪動來進行，這一挪動可能影響甚微，但也可能牽一髮而動全身，導致整個專案都需要重新規劃。

如果你對某個行業或領域的專案很陌生，那你在規劃時可以多請教相關的專家，同時在專案進行過程中應該時時檢查專案的健康狀況，並針對往下的工作進行更多的討論，確認每個人往下做沒有卡住的地方，如此你才能儘快針對專案安排不妥當的地方進行處理。

資源沒有撫平
關於資源撫平的概念可以參考這篇：[專案管理]如何展開WBS、排定時程與規劃資源？

如果每個專案成員彼此的工作獨立，不會有兩個人同時負責一項工作，那專案資源的使用原則上比較單純，但如果你的專案中有許多的工作項都是由2個人以上共同負責，或者一個人會在同一天投入多個工作項，那你在規劃時請務必要留意資源的使用狀況，以下圖來說，如果我們規劃一個成員一天可以投入工作8個小時，8小時的工作量就等於佔用了他100％的人力資源，超過代表工作過量，未達100％則代表資源沒有被充分使用，這兩者都不是一個正常的現象(其實一天8小時就不是一個好的基礎點)，我們必須盡可能合理的使用專案的人力資源，我曾看過許多做完規劃後沒有做撫平的例子，你會發現有些人在某些日子的工作量高達300%，但在某些日子是沒有工作做的，這在專案進行初期都不會有問題，但隨著專案進行會漸漸暴發出來。


我的建議是讓每個人每天的工作量落於85-100％之間，為什麼是85％呢？原因有二，其一，我相信人一天無法持續專注8小時，必須預留一些時間讓人休息，其二，專案中總會有變更，這可用來作為專案變更時因應的餘裕，我個人認為在不加班的狀況下，一個人一天專注6-6.5小時已經算非常好了。

以上幾點都是專案規劃初期很容易犯的錯誤，提供給各位專案經理們參考，若能在規劃時多想一些，專案啟動後多觀察專案健康狀況並做好變更管理，我相信各位管理的案子一定能順利結案。

游舒帆 (gipi) 探索原力Co-founder，曾任TutorABC協理與鼎新電腦總監，並曾獲選兩屆微軟最有價值專家 ( MVP )，離開職場後創辦探索原力，致力於協助青少年培養面對未來的能力。認為教育與組織育才其實息息相關，都是在為未來儲備能量，2018年起成立為期一年的專題課程《職涯躍升的關鍵24堂課》，為培養台灣未來的領袖而努力。