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原文亦刊載於《專案經理雜誌》

在專案進行過程，總免不了有一堆大大小小的會議需要專案經理費心準備，舉凡專案啟動會議、里程碑會議、決策方案會議、例行性會議、結案會議與變更管理會議，參與公司大小專案的這些年，不管是自己負責或者是參與的專案，每一年的會議數量總不會少於200個，在參與這些會議個過程中，我深深覺得從「會不會開會」這件事，就能知道一個PM的專案管理能力。一個專案的90%的時間在溝通，而會議就是一個很重要的溝通形式，若不懂得如何開會，那又如何做好溝通呢？本文主要就我參與的上千場專案會議後，彙整出來的一些會議技巧跟大家分享。

專案會議的類型
首先我們先來看看專案進行中，有哪些會議需要召開：


上表中我主要將專案的會議分成六大類，並將會議目的、會議重點、會議成員，以及溝通類型做了整理，這張表可以做為平日在執行專案時的參考，讓自己在每次的會議前仔細的思考這次會議的目的、重點是什麼，應該邀請誰來參加比較合適，如果你在思考過程中發現自己仍有不清楚的地方，那代表你的準備並不周全，建議你回頭再想想。

專案會議的注意要項
專案會議中，身為主席的你除了要弄清楚會議目的與找對的人來開會外，你還必須要確保會議最終能取得你預期的結論，那你應該要留意以下六件事：


1. 目的要清晰
包含今天要討論什麼？會議結束後期望得到什麼結論？
若今天是啟動會議，那你的目的是取得大家的承諾，你一定要把你要他人承諾的事情寫在專案議程中，並逐一獲得大家的承諾；如果是決策方案會議，那你要把候選的方案條列，並說明不同方案間的優劣，最終要取得大家的決議；若只是例行性會議，重點就放在進度與議題上，不要變成需求討論會議，唯有目的明確，你才能把握會議內容是在計畫內，不會偏離。

如果連目的都不清晰，那代表你不該開這個會。

2. 成員要挑選
開會最怕該來的人沒來，卻來了一些閒雜人等，因此當會議的目的明確後，你該接著思考哪些人應該要來參與這個會議，把你認為該參與會議的人放到你的郵件收件者中，並把你會議的目的與預計的結論摘要於會議邀請郵件中，如果有哪個人是一定要參加的，請務必附註他跟哪件事情直接相關，如果一定要出席的人不能出席，那寧願改期也不要浪費時間開一個不會有結論的會議。

3. 相關人員要表態
當會議圍繞著我們設定的主題進行，相關的人員也都到場了，這時候身為會議主席的你就必須要去引導相關的人員表態，讓他說說他對這項議題的看法，很多會議結論最後被翻盤都是因為相關人員在會議中沒有明確的表達他贊成或反對，但會後卻四處去說會議的決策有誤。為了避免與會者事後放砲，最好的作法就是在會議中讓他說完，不論是好是壞，但當所有人的意見充分被表達，會議才真的有意義。

4. 結論要明確
會議過程中一定會有許多的討論，有些討論會有爭論，但爭論最終都一定有一個結論，而這個結論必須非常明確，例如確認採用A方案、確定這次提的兩項需求排入計畫，並於專案期間完成、確認不購買第三方工具，會議後大家看文字就知道會議中決定了哪些事情，也知道接下來要幹嘛，那就足夠明確，反之就代表結論不明確。

明確的結論引導專案向前行，模擬兩可的結論則讓大家無所適從，若有些議題沒有結論但又很重要，那就要列為待辦事項，且被標註確切的預計完成日期與責任者，並在會議後追蹤。

5. 會議記錄要確實
專案過程的一切都要白紙黑字寫下來，才不會死無對證，會議的結論、決議與待辦事項尤其重要，一定要記錄下來，並在會議結束前再次宣讀，確認大家都已經獲得共識，有問題的應該在此時提出，否則就此定案，如果要嚴謹一點，還可以請大家在會議簽到表上簽到，證明他有來參與這場會議。

6. 待辦事項要追蹤
會議後的待辦事項一定要追蹤，否則會議等於只開了一半，會議記錄的宣讀不代表會議的結束，追蹤每個待辦事項是會議的最後一件事，而這件事常常被忽略，也辜負了大家辛苦開會所用的腦細胞。

溝通，是一項專業的工作
專案90%的時間在溝通，溝通的成效決定專案的成敗，這意味著溝通這件事對專案經理來說不應該是nice to have的軟技能，而是must have的專業技能，本文以重點性的方式呈現專案會議的注意事項，下一篇我會圍繞著六種會議類型與四類溝通類型進行更深入的溝通技巧來說明。

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游舒帆 (gipi) 探索原力Co-founder，曾任TutorABC協理與鼎新電腦總監，並曾獲選兩屆微軟最有價值專家 ( MVP )，離開職場後創辦探索原力，致力於協助青少年培養面對未來的能力。認為教育與組織育才其實息息相關，都是在為未來儲備能量，2018年起成立為期一年的專題課程《職涯躍升的關鍵24堂課》，為培養台灣未來的領袖而努力。