別讓評估成為第一且是唯一步驟

成功始於評估,失敗則終於評估

評估,是我們面對很多複雜且陳年的問題時常用的方法,而多數團隊面對這類問題時,往往止於評估,並未發生下一步動作。

評估完發現太難、太雜、要太多人力,所以先放著,這是我最常看到的做法,這種面對問題的心態,無法真正解決問題;另一種能帶領團隊真正把問題解決的leader,做事風格就不是這樣子。

評估後知道關鍵問題,會議中直接敲定下一次會議時間,以及預計要有的進度,試著將問題分解,並逐一改善,上週跟前老闆聊天時,他提到多數人擅長conquer,但不擅長divide,這個說法我認同,畢竟解決一個小且明確的問題是容易的,但如何將一個大問題拆解成多個小問題則是相對困難。

以前團隊總是會說:「很複雜,要改太多地方,怕影響的範圍太大,會有高度風險。」,這些說法都是好的,因為要動手前還是要先知道風險大或小,但我們都受過專業的專案管理訓練,所謂的風險,只要能識別出來,就有機會被消除或降低。

所以接下來我們要討論的問題應該是,把複雜度釐清,「要改的地方有幾個,影響的範圍分別是什麼?」,很多的問題其實是因為大家對它的了解不夠深入,往往只評估表面,或者聽信前人的錯誤建議而裹足不前,此時,只要你明確的指示往下進行,問題就會被展開來,你會發現所謂的風險,很多時候其實並不存在。

而當問題被完整展開後,下一的動作就是討論,「哪個部分可以先動手?」,一般來說問題被展開後,風險雖不如原先預期的大,但通常還是有一定的複雜度,面對高複雜度的問題,最好的處理方式不是想要一次搞定,而是思考如何一步步來,產生階段性成果,給團隊建立信心。

過去這麼多年,運用這樣的方法來解決問題,往往都能搞定那些陳年、沒人想碰的棘手問題,而且所投入的時間與人力,其實都遠低於早期的預估。

評估-->釐清複雜度-->逐一動手解決,這是個很簡單的步驟,但我們可能都在評估後就被嚇到,試圖逃避這個棘手問題,但我建議你,只要你願意再深入一點把問題的複雜度釐清,你就會發現問題並不如想像的困難。

游舒帆 (gipi)

探索原力Co-founder,曾任TutorABC協理與鼎新電腦總監,並曾獲選兩屆微軟最有價值專家 ( MVP ),離開職場後創辦探索原力,致力於協助青少年培養面對未來的能力。認為教育與組織育才其實息息相關,都是在為未來儲備能量,2018年起成立為期一年的專題課程《職涯躍升的關鍵24堂課》,為培養台灣未來的領袖而努力。