胸有成竹,來自你對現況的通徹理解

在某次的業務週會上,有個部門的業績未達標,落後了30%左右,此時業務主管表示他們可以在本週補上落後的業績。

我問他:「你知道業績落後的原因嗎?」

他回答我:「業務告訴我是名單品質問題,我會跟行銷溝通這件事。」

我說:「不是,我確認過名單給的量跟成交率都沒問題,但你們自己的開發量不足,然後成交前的轉化動作也沒有落實,整個比例掉了快10%,你沒發現?」

他說:「抱歉,沒有,我會去確認,但我們會努力在本週補上落後的部分。」

我說:「你依據什麼覺得有可能可以趕上業績?」

他說:「我們會加倍努力,總之會趕上。」

我說:「唉,根據現在的狀況跟你手邊的資源,你就算團隊每天工作12小時,週末都不休假,本週怎麼努力也趕不上。」

他最後回答我:「總之,我們會努力做到。」

我跟這個業務主管的關係不錯,會後我跟他說為何我覺得做不到,因為當你手上的名單數量固定,而各渠道來的名單歷史轉化率大致在一個range內,波動不會太大,所以從既有的名單我大概能算出一個全部開發完的預估業績,稍微抓的樂觀一點也還落後20%,如果再把舊的名單拿出來開發,根據現在團隊的人力狀況,頂多能消化多少名單,樂觀一點估計,頂多再貢獻5-10%的業績,所以最終怎麼樣也達不成,就算本週真的拚了,那下週呢?大家要不要休息?只靠一股蠻勁是會累死大家的。

我後來給他兩個建議,第一,業績管理就是按表操課,你今天預計要開發多少客人,要創造多少流量,預計要有多少的轉化,多少的成交,你就是要每天落實,而你每天的工作就是要觀看這些業績開發的領先指標,不能只看業績這種落後指標。

第二,敢拍胸脯保證會做到很好,但你要承諾就要有憑據,你對現況的了解足夠,你拍胸脯才可以拍的胸有成竹,否則下一週再review,你還是一樣的結果,兩三次之後就沒有人要相信你真的會做到了,有很好的工具幫你們整理好管理資訊,你們應該就要運用上,你口頭說著一定做到,貌似很負責,但你對部門狀況的掌握度比我還差,我覺得是不負責任的。

實務上,我碰過的業務主管大多很敢commit,這一點是很值得推崇的,但在敢commit的同時又能充分掌握現況,並清楚問題的業務主管占比大約20%不到,在掌握現況下,又能落實按表操課的主管,大約只有10%,而這些主管一般都是業績達成的保證班。

敢承諾、有計畫且落實計畫、清楚現況且能應變,這應該是任何崗位的主管必要的特質與能力。

游舒帆 (gipi)

探索原力Co-founder,曾任TutorABC協理與鼎新電腦總監,並曾獲選兩屆微軟最有價值專家 ( MVP ),離開職場後創辦探索原力,致力於協助青少年培養面對未來的能力。認為教育與組織育才其實息息相關,都是在為未來儲備能量,2018年起成立為期一年的專題課程《職涯躍升的關鍵24堂課》,為培養台灣未來的領袖而努力。