大家對於ERP的觀念通常都是輸入單據及系統產生統計報表，很多企業往往會疏忽了管理使用者這部分，其實使用者才是主導系統導入的核心，將使用者的權限設定分配好，才能讓整個作業流程更加順暢！
有些公司會讓使用的人員自己設定系統權限，或讓不了解系統的人設定；有些公司更讓所有使用者用同一個編號登入系統，完全沒有內控內稽的管理效用；也常遇到客戶說：「我不曉得我有沒有這個權限」，如果使用者都不了解自己作業範圍，作業流程如何順暢？
有些公司因為擔心設定權限很複雜，乾脆省略這一段，其實只要盤點各職位的工作內容，再搭配系統各功能的權限設定，就可以很輕鬆的規範作業範圍，後續拷貝相同的權限給相同職位的員工，能節省更多設定的時間。
管理權限可為企業帶來的優點：
1、分工細緻化：負責出貨人員只能看銷貨相關單據，不允許查看進貨成本等相關數據或是財務報表，這些都是透過權限的設定讓使用者專注自己負責的工作內容。
2、業務可見度：A業務無法看到B業務負責的客戶相關報價單據及金額，可以避免業務惡性搶單、交易資料全部外洩的風險。
3、有跡可循：每個使用者有各自的編號及密碼來登入系統，可以知道每一張單的新增、修改、覆核人員，若有問題時可以直接找到修改人來確認單據相關情形。
4、雙重保障：單據可經過有覆核權限的管理階層覆核後，才可以拋轉到下一階段，重複確認的機制，可降低錯誤、重複修改同一單據的發生率。
了解了管理權限帶來的優點後，才能更加完整運用系統的權限功能管理員工，ERP系統不只能統計數據，還能將各部門各階層分工細緻化，來取得操作流程的平衡。
作者：王菽均
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